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Un organigramme est une représentation graphique de la structure d'une organisation. Il est utilisé pour montrer les relations hiérarchiques entre les responsables et les personnes qui leur sont rattachées, ainsi que les départements. L'organigramme est un outil utile aux organisations pour visualiser et spécifier les liaisons coopératives, fonctionnelles ou les relations hiérarchiques et communiquer le nom, les compétences et les coordonnées de chaque acteur de l’entreprise.
Lorsqu'un nouveau partenaire rejoint l'entreprise ou en cas de mobilité interne, ce type de document doit être mis à jour de façon régulière pour être efficace. Les directeurs des marques employeurs sont actuellement de plus en plus nommés dans les organigrammes des grandes entreprises.
Grâce à cette intégration, ils ont l’opportunité de marqueter leurs stratégies RH dans le but d'augmenter la rémunération des collaborateurs ou de fidéliser les compétences de leurs employés. Pour ce faire, un entretien annuel d'évaluation doit être prévu.
À quoi sert un organigramme ?
Comme défini précédemment l'organigramme est un outil de communication qui permet de comprendre les liens et les rapports qui existent au sein d'une organisation. Il présente les fonctionnalités suivantes :
Gérer efficacement la croissance:
Il est beaucoup facile pour les responsables d’entreprises de décider quels secteurs de l'entreprise doivent être modifiés, lorsqu' ils ont une vision claire de la place de chacun dans l'organisation et des fonctions qu'ils exercent. Qu'il s'agisse de fusionner deux équipes en une seule ou d'embaucher davantage de personnel, les mouvements peuvent être clairement cartographiés à l'avance à l'aide du tableau, ce qui vous permet de prédire plus précisément leur succès ou leur échec.
Améliorer la communication:
L’avantage de l’organigramme est qu’il permet de clarifier les relations de travail, puisqu’ils sont graphiquement visibles, chaque employé sait à qui il peut s'adresser lorsqu'il a besoin d'aide, au lieu d'essayer de lutter seul. Dans le diagramme, il est facile de voir qui détient quelles responsabilités et qui est impliqué dans quels projets, ce qui permet de minimiser les pertes de temps et d'améliorer l'efficacité.
Visualiser la situation dans son ensemble:
Il peut être facile de négliger le fait que votre travail contribue à quelque chose de bien plus grand. Le moral et la productivité des employés seront considérablement améliorés s'ils peuvent voir clairement comment leur travail contribue directement au bon fonctionnement et à l'efficacité de l'entreprise.
Les inconvénients des organigrammes
Des ajustements constants:
La principale difficulté liée aux organigrammes est qu'ils doivent être modifiés fréquemment pour s'adapter à l'évolution de la structure de l'entreprise. Si de nouvelles personnes rejoignent l'entreprise ou si le personnel actuel change d'équipe, l'organigramme devra être mis à jour pour refléter ces changements, ce qui peut entraîner des tâches administratives supplémentaires pour les responsables.
Problème de communication:
Un autre problème possible avec un organigramme fixe est qu'il peut empêcher les employés de demander de l'aide à quelqu'un d'extérieur à leur équipe. Cela peut conduire à un manque de partage d'idées et à une vision plus étroite.
Quels sont les différents types d'organigrammes ?
Chaque type d'organigramme est conçu pour correspondre à une structure d'entreprise spécifique. Il est donc important de choisir le type qui convient le mieux à votre propre entreprise.
Organigramme hiérarchique
La forme la plus courante est la pyramide, qui illustre une structure d'entreprise traditionnelle. Une seule personne ou un seul groupe se trouve au sommet, suivi par les personnes à moindre responsabilités.
Au sein de cette structure, l'organigramme est divisé en départements (par exemple, informatique, marketing, opérations, etc.) et tous les employés rendent compte à un seul responsable et communiquent généralement avec leurs subordonnés.
Illustration of a “classic” hierarchical organization chart
À noter que ce type d'organigramme est aussi appelé organigramme en "râteau", "bannière" ou "pyramide", et qu'il est qualifié d'organigramme "fonctionnel" lorsque les éléments graphiques comprennent les noms des personnes et leurs rôles.
Ces organigrammes ont l'avantage d'être simples et clairs, puisque chaque employé sait "sur le papier" à qui il doit rendre des comptes en tant que membre d'une équipe. Ils peuvent cependant révéler des défauts d'organisation, comme un manque de communication et de coordination entre les nombreuses branches de la structure ou le poids de la hiérarchie sur le personnel, qui peut étouffer l'initiative.
There are several variations of this organizational chart, but they all adhere to the idea of alignment of the different command units. The tree organization chart, in which employees at the same hierarchical level are arranged in a vertical line, or the folded organization chart, which combines the “pyramid” presentation with the “tree” presentation.
Illustration of a hierarchical “tree” organization chart
Illustration of a “folded” hierarchical organization chart
Organigramme circulaire
A pie chart is an alternative to the standard hierarchical organization chart, but like all charts, it visualizes the organizational structure of a company to show information such as who reports to whom and to which department each employee belongs. Instead of viewing the organization from the top down in a pyramid structure, the organization is drawn from the center out. The middle circle represents the highest manager in the company. The outermost circles represent first-level employees and individual contributors. In terms of functionality, there are not many differences between circular organization charts and other types. Rather, the differences are psychological.
Illustration of the “circular” organization chart as practiced at Harley Davidson
Organigramme en trèfle
L’organigramme en trèfle est un type d’organigramme qui convient parfaitement aux entreprises qui ont un mode de gestion collégiale. Autrement dit, l’organigramme en trèfle est adapté aux entreprises qui mettent leurs différents postes ou fonctions aux mêmes pieds d’égalité. Ce type d’organigramme est subdivisé en quatre grandes fonctions que sont :
- La gestion administrative,
- Le financement,
- L’exploitation,
- Le prévisionnel.
La structure organisationnelle en trèfle a l'avantage de traiter tous les employés de manière égale, quel que soit leur rôle. Par conséquent, que l'effort réussisse ou échoue, la responsabilité est partagée.
Illustration of a “cloverleaf” organization chart
Organigramme planétaire
Il s'agit d'un type d'organigramme qui permet de représenter chaque unité de production, service et direction de l'entreprise. Grâce à la création de liaisons, l'organigramme planétaire facilite les relations entre les unités de production.
Le principal avantage de la structure organisationnelle planétaire est qu'elle facilite la décentralisation des opérations de l'entreprise dans de nombreux pays en facilitant la délégation de pouvoirs.
Illustration of a “planetary” organization chart: League of Nations, 1930
Organigramme normalisé
Les organigrammes qui adhèrent à une norme sont normalisés. L'utilisation d'une norme uniforme présente l'avantage de permettre des comparaisons à l'intérieur des organisations et entre elles. Ils sont toutefois difficiles à réaliser et à lire, ce qui explique pourquoi si peu d'entreprises les utilisent.
Par exemple, la norme NF Z 12 001, créée par AFNOR (Agence française de normalisation), recommande un ensemble de directives particulières qui doivent être suivies lors de la création d'un organigramme. L'organigramme s'affiche de haut en bas, chaque ligne représentant un membre de l'équipe ou une division distincte. Par conséquent, il ne peut y avoir qu'une seule personne sur chaque ligne.
Illustration of a standardized flowchart
Organigramme plat/ horizontal
Ce type d’organigramme, également connu sous le nom d'organigramme horizontal, comprend peu de niveaux de management intermédiaire : la direction et les employés. Dans ces entreprises, les employés assument davantage de responsabilités et sont plus directement impliqués dans la prise de décisions.
Organigramme matriciel
Ce type d’organigramme est souvent employé lorsque les employés relèvent de plusieurs responsables. Prenons l'exemple d'une entreprise comprenant un groupe de graphistes qui relèvent tous du directeur artistique. Les graphistes participent également à d'autres projets menés par leur propre chef de projet. Dans ce cas, les graphistes sont gérés par deux responsables.
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