Onboarding : Définition

Traduction et onboarding ne veulent pas dire grand-chose. Comme l’univers du management aime inventer de nouveaux mots, il s'agit d'un néologisme. On pourrait traduire le terme "onboarding" par "embarquement" ou "intégration" en termes plus RH. Il correspond souvent à la durée de la période d'essai.

Intégration et onboarding sont donc des termes interchangeables ? Oui, ça sonne mieux si c'est juste onboarding, vous ne trouvez pas ? En outre, ce terme semble impliquer une méthodologie, un processus et des outils en plus d'une "simple" intégration. Ça tombe bien, vous en avez besoin pour intégrer avec succès un nouveau collaborateur! Car c'est là que commence l'expérience du collaborateur.

Donnons une définition plus détaillée de l'onboarding RH : Afin d'établir une relation de travail réussie et durable, le nouvel employé doit passer par le processus d'onboarding depuis le moment où il apprend son embauche jusqu'à ce qu'il commence à travailler pour l'entreprise. Cela implique, entre autres, les éléments suivants :

1. L'onboarding est tout un parcours, un ensemble de séquences construites comme telles, avec des repères. Plus raisonnablement, il ne s’agit pas uniquement de se demander quoi faire au 1er jour ! Même si le 1er jour est déterminant.
2. L'onboarding est le processus de prise de connaissance et d'intégration dans un poste,avec une équipe, un manager, une entreprise, etc. Il s'agit d'intégrer un poste... et tout le système de l'entreprise !

D’après un récent sondage mené par Korn Ferry, 98% des dirigeants considèrent l’onboarding comme un levier crucial pour améliorer le taux de rétention de leurs collaborateurs!

Qu’est-ce-que le processus d’onboarding ?

Selon Mme. Brigitte aubine, DRH membre du réseau Finaxim « on se souvient toujours de la première heure passée dans l’entreprise, un collaborateur a plus tendance à rester en poste quand les premiers contacts sont agréables » (source Monster) Monster)

L’onboarding est le processus par lequel un collaborateur est accueilli et intégré à l’entreprise. L’équivalent du terme en français est “Embarquement”, il s’agit des actions engagées par une entreprise pour intégrer les nouveaux arrivants.

Brigitte aubine de Finaxim “Le réseau leaders de directeurs externalisés”, souligne l'intérêt de consacrer le temps qu’il faut à l’intégration d’un collaborateur, d’autre part la période d’intégration tient compte de la période d’apprentissage nécessaire d’un nouveau fonctionnement de travail.

« les employeurs attendent des collaborateurs immédiatement opérationnels, ils oublient le temps d’apprentissage, a minima d’un nouvel environnement, d’un nouveau type de management, d’un nouvel outil, d’activités opérationnelles différentes ».

En conséquence, il est primordial de valoriser la période d’intégration d’une nouvelle recrue. et de ne pas la considérer comme une perte, bien au contraire c’est un investissement, pareil à son apprentissage, sa phase d’adaptation et ses découvertes.

L’onboarding dans l’histoire

L’expression onboarding est apparue dans les années 70. C’est un concept est lié à un côté serviciel, formalisé en 2011 dans l’ouvrage de Talya N.Bauer et Berrin Erdogan. Selon la professeure de management à l’université de Portland “Talya N.Bauer”, il faut environ 90 jours pour qu’un employé fasse ses preuves dans un nouveau job.

En réalité, c'est à chaque organisation de décider du temps nécessaire pour s'acclimater à la culture de l'entreprise, aux routines, aux procédures et aux spécificités du nouveau poste. Une semaine est suffisante pour s'habituer à l'environnement, aux activités quotidiennes….etc. Il est conseillé d'accorder au moins 90 jours à l'employé pour qu'il se sente chez lui et qu’il puisse travailler dans les meilleures conditions. La satisfaction future des employés au sein de l'entreprise est directement liée à la durée et, surtout, à la qualité du processus d'intégration ‘‘onboarding”.

Présenter l'emplacement, le personnel et le fonctionnement de l'entreprise a toujours fait partie de l'accueil des nouveaux arrivants. Mais aujourd'hui, on y réfléchit beaucoup plus. Même si les premières étapes d'un onboarding se ressemblent souvent - visite du lieu de travail dans 69% des cas, présentation de l'entreprise par un membre de la direction dans 56% des cas, présentation du poste dans 55% des cas, petit-déjeuner ou déjeuner de bienvenue dans 52% des cas - il existe des différences essentielles (2). Ces phases de l'onboarding ne sont qu'un début. Il s'agit d'une immersion complète dans la culture de l’entreprise et son image de marque. L'employeur, les managers et les spécialistes des ressources humaines doivent faire un réel effort.

Un mauvais onboarding peut, en effet, rapidement se révéler coûteux d'un point de vue économique. Une rupture de contrat pendant la période d'essai coûterait à l'entreprise plus de 50 000 €, selon un article de L'Express . Il faut ajouter à ce coût les ressources humaines utilisées pour l'embauche, le suivi administratif et la formation des employés. Il existe deux bonnes raisons pour les entreprises de ne pas faire l'impasse sur l'onboarding.

Les chiffres clés d’onboarding

Le processus d'intégration ne doit pas être pris à la légère. Selon certaines statistiques, il est essentiel de donner à un nouvel employé le temps de s'intégrer afin d'éviter de le perdre définitivement. Il s'agit d'un investissement pour l'avenir.

Selon Workelo :

• Les démissions surviennent au cours de la première année dans 45% des cas.
• Selon les estimations, environ 80 % des nouvelles recrues décident de rester dans l'entreprise au cours des six premiers mois.
• Une recrue qui fait l'expérience d’onboarding complet a environ 58 % plus de chances de rester dans l'entreprise.

Même si la majorité des entreprises sont prêtes à formaliser un processus d’onboarding, les résultats sont encore loin d'être satisfaisants. Il est difficile d’être surpris des 88% d’employés insatisfaits de leur intégration alors que plus de la moitié des entreprises (58%) se contentent de se concentrer sur les tâches administratives ou l'intégration des processus.

Selon Payjob :

• Le motif de la rupture est la déception professionnelle dans 40% des cas.
• Les employés rompent leur contrat six fois sur dix pendant la période d'essai.

Le processus d'intégration met également en péril la réputation de l'entreprise. Selon des statistiques récentes, un employé sur cinq ne recommanderait pas son employeur à la suite du processus d'embauche. Pourtant, le recrutement par le biais de recommandations d'employés est plus efficace en termes de temps et d'argent. Des talents potentiels sont perdus parce que 20 % des employés ne veulent pas recommander leur lieu de travail .

À quoi sert l’onboarding ?

La structuration du processus d’onboarding nécessite un certain effort pour être bien implémenté. Alors pourquoi s'en préoccuper ? Après tout, il y a des salariés qui n’ont jamais connu de vraie démarche d'intégration. Certes, mais imaginez ce que ça aurait été avec un vrai onboarding. Puis « c’est au salarié de s’intégrer aussi ! ». Quoi qu'il en soit, il est certain que réduire ou lésiner sur l'onboarding nous expose à trois circonstances dont nous pourrions nous passer :

1. le départ volontaire du nouvel employé, la première année. Parce que vous n'avez pas amorti les coûts d'embauche, de formation et de management de l'employé, vous perdez en moyenne 20 000 € d'investissement et vous devez recommencer à zéro. C'est d'autant plus regrettable si l'employé était prometteur.
2. L’inertie dans la montée en compétence du nouveau salarié. Oui, monter en compétences, mais dans quels domaines ? À quelle vitesse ? Quel type de suivi et de contrôle ? Sans réponse, le nouvel employé a du mal à être opérationnel. De plus, un employé est affecté par une situation prolongée d'incompétence ou même d'ennui de la même manière que vous l'êtes.
3. L’indécision du nouveau salarié et vis-à-vis du nouveau salarié. Sans jalon ou trajectoire, comment savoir si l'on veut ou si l'on peut se projeter à long terme pour un employeur ou un salarié? C'est un peu comme si vous n'utilisiez que vos yeux pour naviguer et que vous vous disiez que ça va arriver en croisant les doigts. Autant dire que ce n’est pas un vrai choix

L'élaboration et la mise en œuvre d'un parcours d'onboarding présentent des avantages inverses, C'est-à-dire :

• Donnez-vous les outils nécessaires pour prendre des décisions éclairées après l'embauche et développez des jugements impartiaux tout au long de la période d'essai, d’un côté et de l’autre.
• Posez les bases de la fidélisation en encourageant l'engagement et l'attachement d'un nouvel employé à l'entreprise.
• Faites en sorte que l'employé réussisse et soit compétent dès que possible pour obtenir le meilleur retour sur investissement (des deux côtés).
• Et en bonus : être plus attractif ! Les candidats à un poste chez vous seront ravis d’apprendre que vous avez un parcours d’intégration et d’accompagnement des nouveaux salariés… peut-être bien au point de faire de vous leur choix n°1

Vous l’avez compris, le processus d’intégration ou l’onboarding est une étape essentielle pour fidéliser vos recrues dès lors embauche. Mieux encore, les convaincre qu'elles ont fait le meilleur choix en vous rejoignant !

À Pentabell, L’onboarding RH est au cœur de la stratégie du service des Ressources Humaines et formation. Pour nous c’est un premier contact privilégié pour partager nos valeurs, culture d’entreprise, et tous vos processus de communication et de gestion de projet internes.