Quand et comment écrire un mail de relance après un entretien d’embauche ?

Une fois que vous avez entamé votre entretien d’embauche, il ne vous reste plus qu’attendre la réponse du recruteur, qu’elle soit positive ou négative. Sachez bien que les délais de réponse sont assez variables selon les caractéristiques et le niveau hiérarchique du poste à pourvoir, mais le plus important, c’est de ne pas rester dans le flou. Ainsi, comment faut-il s’y prendre pour relancer un recruteur ? Quand et comment le relancer ? Nous vous expliquerons dans cet article tout ce que vous devez savoir pour éviter les faux pas et maximiser vos chances de décrocher un job. Tout d’abord, il faut connaître qu’à la fin de votre entretien et dans les règles de l’art, vous devez savoir comment va se dérouler le restant du processus de recrutement, avant de partir. Cela implique, la connaissance de qui des deux parties (candidat ou recruteur) doit reprendre le contact avec l’autre, quand et comment se joindre. 
1. Quand peut-on relancer le recruteur après un entretien d’embauche ? Afin de répondre à cette question, commencez par bien estimer les enjeux du processus du recrutement : 
          • Les postes pour les exécutifs ou les débutants (juniors) nécessitent moins de temps de prise de décision que pour les Seniors 
          • Les postes à responsabilités ou de direction impliquent un processus de recrutement assez long 
          • Le nombre de décisionnaires dans le processus impacte le temps de réponse : s’il y a un ou deux décideurs au-dessus de votre recruteur, cela peut prendre plus de temps
          • L’urgence de l’entreprise influence directement le temps nécessaire à la réponse : plus le poste à pourvoir est urgent plus le temps de réponse estimé sera court. Voici les différents cas de figure pour relancer un recruteur : 
                Relancer le recruteur à une date convenue Un entretien d’embauche professionnel et bien abouti, doit se terminer avec précision concernant la suite du processus. Vous ne devez pas rester dans le flou, où vous contentez d’une réponse vague. Les directions du recruteur en fin d’entretien devront guider vos actions futures. Par exemple vous pouvez recevoir des réponses exactes comme : « nous vous recontacterons d’ici une semaine » ou moins précises comme « nous reviendrons vers vous dans les plus brefs délais » ; plus la réponse est vague, moins c’est bon signe. Cela indiquera aussi que votre candidature n’a pas fait fureur auprès de votre futur employeur. 
                Relancer le recruteur après une semaine de l’entretien En matière de délai de relance, l’urgence du poste à pourvoir joue un rôle crucial. Si le poste est à pourvoir immédiatement et qu’il soit libre, le processus peut prendre quelques jours. Par contre pour un poste stratégique, les délais peuvent être plus longs, et la démarche de sélection, de comparaison et d’embauche peut s’étaler sur plusieurs semaines. Il faut profiter du caractère urgent du poste pour accélérer le délai de relance. En moyenne relancer après une semaine de la date de l’entretien est assez correcte. Par contre si vous jugez que le processus doit être plus rapide, relancer dont 4 à 5 jours. 
               Relancer une candidature en journée ou en milieu de semaine Autre règle à tenir en compte : choisissez les moments propices pour relancer vos candidatures, que ce soit par téléphone ou par email. Par la suite évitez les relances le vendredi après-midi ou encore les lundis matin, ces deux créneaux horaires sont les moins favorables selon les experts en recrutement. La raison de ces interdictions est pourtant évidente : ne gênez pas les recruteurs en fin de semaine ou de retour du week-end, ils ont déjà beaucoup de choses à accomplir. L’idéal sera donc, de relancer ou de passer un coup de téléphone en milieu de semaine dans les horaires d’ouverture ente 10 et 18 h. 
2. Qui relancer après un entretien d’embauche ? Afin d’avoir un feedback après votre entretien, adressez-vous à la personne qui vous a reçu et auprès de qui vous avez présenté votre candidature. Cela peut impliquer : le recruteur, le directeur RH, l’assistant de direction ou votre futur supérieur hiérarchique. Essayez donc d’avoir le contact direct de la personne en charge directement après l’entretien, cela vous évitera la gêne de passer par le standard ou les intermédiaires. Un échange de cartes de visite se fera volontiers après l’entretien. 3. Comment relancer un recruteur après l’entretien ? Vous pouvez relancer un recruteur : par téléphone, par mail de relance ou de vive voix. Dans tous les cas, assurez-vous d’avoir bien récupéré le nom, le numéro de téléphone direct et l’adresse mail de la personne en charge du processus de recrutement afin d’entamer vos échanges.
          La relance par téléphone La relance téléphonique est une arme à double tranchant. Si votre correspondant n’est pas disponible pour échanger vous risquerez de le déranger par votre appel et là il expédiera l’appel, ou dans le cas contraire il sera disponible et il vous répondra directement. Afin d’éviter le premier cas de figure, essayer de contacter au préalable votre correspondant ou son assistant pour lui demander quel est le moment le plus opportun pour le joindre. L’essentiel c’est de ne pas harceler le recruteur. Si c’est la fin de la semaine et que vous n’ayez reçu aucun retour, n’hésitez pas à envoyer un email.  La relance via un mail Une fois qu’ayez reçu le numéro de téléphone et son adresse mail, vous avez le choix entre les deux. Un email de relance est idéal car il reste toujours un moyen non intrusif. Cependant il est recommandé de passer un coup de fil, s’il s’agit d’un poste ou le contact direct est essentiel. Dans tous les cas vous pouvez toujours prendre les choses en main et marquer des points positifs en envoyant un mail de remerciements après l’entretien, afin de remercier le recruteur du temps qu’il vous a accordé et des informations qu’il vous a fournies sur le poste. Profitez aussi de ce moment afin de rebondir sur un détail de l’entretien qui vous a intrigué, éclaircir un élément ou poser une dernière question. 
4. Quelques exemples 
         La relance par téléphone La relance par téléphone doit respecter une règle d’Or : soyez bref et concis. Un recruteur ne peut pas passer toute une heure au téléphone avec chaque candidat qui a passé un entretien ! Il faut donc éviter de trop parler. Voici un exemple à suivre : Bonjour M. Mme, Nous nous sommes rencontrés la (date de l’entretien) lors d’un entretien pour le poste d’un (intitulé du poste). Auriez-vous svp quelques secondes à m’accorder ? j’aimerais savoir si vous aviez des éléments à partager avec moi concernant l’avancement de ma candidature pour le poste concerné. Merci de M / Mme de votre réponse Bonne journée 
        La relance par email Dans votre email, soyez bref, carré et professionnel. Votre objectif est de récupérer des informations sur l’état d’avancement de votre candidature. Voici à exemple à suivre : Objet : Prénom et Nom -Suite de l’entretien du XXX pour le poste de XXX Monsieur / Madame, Nous nous sommes rencontrés le (date de l’entretien) pour le poste d’un (intitulé de poste). Je tiens à vous remercier encore une fois pour le temps que vous m’avez accordé lors de l’entretien. La qualité de nos échanges lors de l’entretien, ont confirmé ma motivation et mon souhait d’intégrer votre entreprise. Je me permets donc de revenir vers vous afin d’en savoir plus sur l’état d’avancement de ma candidature. Sauriez-vous me dire quand est-ce qu’une décision sera prise ? Si vous avez besoin de plus d’information, n’hésitez surtout pas à me contacter à tout moment. Je vous souhaite une excellente journée, 
Cordialement, Prénom – Nom