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La paie est une tâche fastidieuse et chronophage pour les entreprises, mais elle est également essentielle au maintien d'une relation solide entre les organisations et les employés. L'externalisation des services de paie auprès d'un prestataire tiers peut contribuer à réduire les coûts, à améliorer la précision et à libérer du temps pour que les entreprises se concentrent sur les aspects essentiels de leurs activités.
Voici quelques avantages de l'externalisation de la paie:
Réduction des coûts :
Il permet aux entreprises d'économiser sur les coûts de main-d'œuvre, car elles n'ont plus besoin d'embaucher et de former leur propre personnel chargé de la paie.
Amélioration de la précision :
des fournisseurs tiers pourraient garantir que la paie est traitée avec précision et dans les délais.
Libérer du temps et des ressources :
Elle libère le temps et les ressources des entreprises, qui peuvent ainsi se concentrer sur leurs activités.
Efficacité accrue :
L'externalisation de la paie peut contribuer à améliorer l'efficacité du traitement des salaires, car le prestataire dispose des technologies et de l'expertise les plus récentes.
La tranquillité d'esprit :
Des professionnels s'occupent de la paie, ce qui est rassurant. Lorsque l'on externalise les services de paie, il est important de prendre en compte quelques facteurs clés. Tout d'abord, choisissez une société d'externalisation de la paie réputée pour la précision et la ponctualité de ses services. Deuxièmement, assurez-vous que l'entreprise choisie comprend et répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Si vous envisagez d'externaliser vos services de paie, vous devez tenir compte de certains éléments.
Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?
La paie est bien plus qu'un simple envoi de chèques. Elle englobe différentes activités. Toutes ne sont pas réalisées par une seule personne. Le processus commence par l'intégration des employés dans un système de paie et s'étend jusqu'aux responsabilités fiscales de fin d'année.
La collecte des données relatives aux salariés, la mise en place de dépôts directs et de paiements automatiques, le suivi des heures travaillées ou des feuilles de temps, le calcul des salaires impayés, la remise des fiches de paie et même la saisie-arrêt des rémunérations conformément aux décisions de justice sont tous considérés comme des "fonctions" de la paie. Elle comprend également le traitement des données liées à la préparation des impôts, y compris les demandes d'assurance maladie et d'indemnisation des accidents du travail.
Le terme "paie" peut désigner à la fois la liste des salariés à payer d'une entreprise et le montant total des salaires dus par un employeur. Toutefois, dans le contexte des entreprises contemporaines, la paie désigne principalement l'entité ou la procédure chargée de payer les salariés.
Les meilleures raisons d'externaliser la paie
La confession de votre service de paie à des experts :
L'externalisation de la gestion de la paie auprès d'une agence externe pour l'embauche de professionnels internes de la paie vous rassurera, car ils s'occuperont de tous les aspects de votre processus de paie.
Ces personnes qualifiées peuvent vous aider à résoudre et à anticiper toute question relative à la paie et même vous fournir des rapports et des analyses détaillés sur la paie.
En fin de compte, l'externalisation de la paie de votre entreprise vous apportera la tranquillité d'esprit, vous fera économiser de l'argent, réduira les risques de non-conformité et vous permettra même de consacrer plus de temps à des aspects essentiels de votre activité.
Les services de paie vous déchargent d'une grande partie des tâches et, avec les services de paie de Pentabell, l'administration de la paie est également entièrement prise en charge.
Selon une étude de la Society for Human Resource Management, le coût moyen de l'externalisation de la paie est de 10 dollars par employé et par mois. Les entreprises peuvent ainsi réaliser des économies substantielles, surtout si elles emploient un grand nombre de salariés.
Gagner du temps et de l'argent
Le traitement des salaires en interne demande beaucoup de temps, d'argent et d'efforts pour respecter tous les détails. Les entreprises doivent traiter des données illimitées, respecter des réglementations, des lois et des mises à jour complexes, mais aussi veiller à ce qu'il n'y ait pas d'erreurs de calcul ou de fautes d'orthographe.
Par conséquent, l'externalisation de cette tâche donnera aux employeurs une réelle opportunité de consacrer un temps précieux à des tâches à haute valeur ajoutée qui peuvent améliorer l'entreprise, au lieu de perdre du temps à traiter les salaires et à ajouter des feuilles de temps.
Pentabell peut prendre en charge l'ensemble de votre processus de paie avec un minimum d'effort de votre part. Nous vous aiderons à générer des fiches de paie électroniques qui pourront être envoyées à chaque employé international. Notre équipe effectuera les virements directement sur le compte bancaire de chaque travailleur, avec précision et dans les délais impartis. Notre objectif est de fournir à nos clients les meilleurs services de paie du marché.
Réduire les risques
La gestion de la paie implique le contrôle de données très sensibles et personnelles qui doivent rester privées et sécurisées. Lorsque vous devez gérer vos salaires en interne, vous devez faire très attention aux risques de détournement de fonds et d'usurpation d'identité, ou à tout autre risque de sécurité.
Les sociétés de gestion des salaires disposent déjà de procédures spécifiques qui leur permettent de traiter des données aussi complexes, avec des systèmes professionnels qui intègrent les niveaux de sécurité les plus élevés, et des experts qui connaissent parfaitement tous les aspects et les besoins en matière de cybersécurité.
Les données salariales peuvent être facilement piratées par des cybercriminels. Par conséquent, ces données sensibles et personnelles peuvent facilement faire l'objet de fuites et de mauvaises manipulations.
Une société externe et réputée peut assumer l'entière responsabilité de la gestion de la confidentialité des données de vos employés et assurera un niveau de sécurité supplémentaire pour votre entreprise.
À Pentabell, la sécurité des données de nos clients est notre principale priorité. Nous utilisons les logiciels et le matériel les plus récents pour stocker, protéger et traiter les données.
Garantir la conformité
Respecter la réglementation du travail et la législation fiscale en constante évolution n'est pas chose aisée ! Sans compter que l'oubli ou le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes pénalités, des sanctions, voire des poursuites judiciaires. L'externalisation de la gestion de la paie vous permettra d'avoir l'esprit tranquille, sachant que des experts de la paie traiteront correctement vos données salariales.
Les experts en paie sont tenus de se tenir au courant de l'évolution des réglementations. C'est pourquoi l'externalisation de votre paie vous aidera à réduire les erreurs et à vous assurer que votre paie est préparée efficacement à chaque fois.
Une sécurité accrue
Le traitement de la paie est une opération risquée qui nécessite une supervision approfondie et qui est très sophistiquée. Le vol de vos données personnelles pourrait vous coûter une fortune. Certes, les membres de votre personnel sont fiables, mais l'opération nécessite tout de même une supervision et une sécurité étroites.
En l'absence de mesures de sécurité adéquates, il peut y avoir abstraction financière et interférence avec les données de l'entreprise, ce qui peut entraîner des pertes importantes. Les prestataires de services de paie sont tenus de mettre en œuvre de telles mesures de protection. Les technologies modernes réduisent la nécessité d'une intervention manuelle permanente en envoyant des notifications en temps utile en cas de vol de la paie.
La fraude salariale est évitée grâce à des méthodes de stockage et de protection des données, à plusieurs emplacements de serveurs et à une installation de sauvegarde.
Les fournisseurs réalisent généralement d'importants investissements financiers pour mettre en œuvre ces procédures de pointe, dont les petites entreprises comme la vôtre ne peuvent pas se doter en interne. Ces systèmes technologiques peuvent contribuer à éviter les activités frauduleuses, ce qui n'est pas le cas de la comptabilité manuelle. Il est donc logique de confier la fonction de paie à un fournisseur.
Pas de coûts d'infrastructure ou de maintenance
Les fournisseurs réalisent généralement d'importants investissements financiers pour mettre en œuvre ces procédures de pointe, dont les petites entreprises comme la vôtre ne peuvent pas se doter en interne. Ces systèmes technologiques peuvent contribuer à éviter les activités frauduleuses, ce qui n'est pas le cas de la comptabilité manuelle. Il est donc logique de confier la fonction de paie à un fournisseur.
Pourquoi confier la gestion de vos salaires à Pentabell ?
Il est peut-être temps de réfléchir à vos options d'externalisation de la paie si l'une des justifications susmentionnées peut accroître la rentabilité et l'efficacité de votre entreprise. Face à la multitude de choix qui s'offrent à vous, vous vous demandez peut-être comment choisir le meilleur service de paie. Pensez à commencer par décrire les principaux avantages pour votre entreprise en termes de taille, de fréquence des paies et de secteur d'activité. Une fois que vous avez identifié vos besoins, examinez les choix qui y répondent. Avec l'aide de nos experts Pentabell, vous pourrez décider quels services externaliser pour réaliser les plus grandes économies opérationnelles et si l'externalisation de la paie est judicieuse pour votre entreprise.
