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Vous êtes manager, directeur d’entreprise ou vous occupez tout simplement la position d’un team leader…alors vous êtes certainement amené à gérer votre équipe, à définir la responsabilité de chacun, à leur confier certaines tâches voir déléguer.
Mais comment réussir dans cette mission délicate ? Quand faut-il déléguer et comment le faire ?
Découvrez la réponse à toutes ces questions via cet article.
Qu’est-ce que la délégation ?
La délégation est l’action de transmettre le pouvoir à quelqu’un, comme la définit le dictionnaire l’internaute.
Au sein d’une entreprise la délégation renvoie donc au fait de confier certaines missions et tâches à ses collaborateurs.
Tout manager doit pouvoir compter sur son équipe en affectant à chacun un certain nombre de missions à accomplir pour atteindre l’objectif en commun, livrer dans les bons moments et assurer la réussite et le succès de l’équipe.
Or cette tâche est souvent perçue comme une perte de contrôle par certains managers, qui pour un souci de perfection ou de manque de confiance oublient l’éventualité qu’ils ne pourront pas tous faire eux-même !
De plus la délégation est une compétence cruciale pour assurer un management efficace et fédérateur.
Quand faut-il déléguer certaines tâches à vos collaborateurs ?
Afin de pouvoir répondre à cette question, et connaître si une telle ou telle mission doit être déléguée à l’un de vos collaborateurs, vous devez vous baser sur certaines questions :
- Un de mes collaborateurs semble être à l’aise avec ce domaine d’activité, puis- je lui déléguer cette mission ? pourrait-il apporter une vision novatrice à ce sujet ?
- Si j’affecte un tel travail à une telle personne, cela me libérera du temps pour que je puisse me concentrer sur des missions plus importantes et stratégiques pour le développement de l’entreprise ?
- Si je confie une telle tâche à l’un de mes collaborateurs cela lui permettra-t-il d’approfondir ses connaissances dans ce domaine ? Est-ce que cela pourrait donner un nouveau souffle à l’équipe ?
- Si je délègue certaines tâches à mes collaborateurs, cela permettra-t-il à mes coéquipiers d’être plus motivés et de se sentir plus autonome ?
- Cette délégation pourrait elle relancer la prise d’initiative chez mon équipe ?
Si vous répondez par oui à l’une ou à l’ensemble de ces questions c’est qu’il faut déléguer.
Et pour vous habituer davantage à la délégation, commencez par vous exercer en confiant des petites missions quotidiennes à vos collaborateurs.
Cela peut inclure la mise en page d’un fichier, la préparation d’une présentation, la réponse à certains mails, l’organisation d’un événement en interne …
- Comment faut-il procéder pour réussir sa délégation ?
Pour pouvoir déléguer efficacement vous devez accorder beaucoup d’importance à la communication au sein de votre équipe.
Ceci ne vaut d’autant pas dire que vous devez spécifier de A à Z les détails de chaque mission, ou la manière dont vous aurez pu procéder, aillez confiance en votre team, laissez leur une certaine marge de manœuvre pour choisir la manière dont ils doivent procéder pour réussir leurs missions.
Soyez flexible, montrez-leur le chemin et laissez-leur faire le reste. Attention tout de même à ne pas commettre l’erreur de penser que vos collaborateurs lisent dans vos pensées et qu’ils ont par la suite la même vision que le vôtre.
Voici donc la manière dont vous devez procéder :
- Choisissez-le profile le plus adaptée
Il est important de bien choisir parmi votre équipe la personne la plus apte de réussir une telle ou telle mission, en fonction de leurs compétences, points forts et expérience déléguer chaque mission à la personne la plus pertinente.
Ceci constituera certainement un levier de motivation et de responsabilisation pour votre team.
- Aillez confiance
Pour bien déléguer, vous devez commencer par faire confiance aux autres, en leur intelligence, capacités, et aptitudes à bien mener une mission.
Si vous êtes un manager novice et que vous craignez la perte de contrôle, commencez par vous habituer à la délégation en affectant chaque jour des tâches secondaires à vos coéquipiers afin de tester leur efficacité, les responsabiliser et avoir plus de confiance en leur capacité.
- Fixez-leur une échéance atteignable
Afin de pouvoir contrôler l’évolution de tous les membres et pour respecter les délais impartis à chaque projet, veuillez définir une date limite atteignable pour chaque mission.
Cela vous aidera à voir clair quant au progrès de chacun et vous permettra de respecter les dates limites de vos projets.
- Expliquez le résultat escompté
Aillez la réflexion et la rationalité d’expliquer à vos collaborateurs le type de résultat que vous souhaitez atteindre.
Soyez précis dans la manière dont vous décrivez ce résultat et assurez-vous que votre vis-à-vis a bien compris de quoi, est ce qu’il s’agit.
N’hésitez pas à leur poser des questions quand cela vous semble utile, utilisez aussi la technique de la reformulation en demandant à votre coéquipier d’utiliser ces propres mots pour redécrire la mission que vous lui avez affectée.
- Mettez à disposition de votre équipe les ressources nécessaires
Pour aider vos collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches n’hésitez pas à leur fournir toutes les ressources nécessaires (matériels, logiciels, équipements, locaux …) Dont ils auront besoin pour réussir leurs missions.
En leur aidant de cette manière, vos membres d’équipes se sentiront plus valorisés, responsabilisés et aptes à réussir leurs tâches.
- Donnez plus d’autonomie à vos collaborateurs
Evitez de paraitre comme manager autoritaire et sévère ne contrôlez pas vos co-équipiers à la langueur de la journée. Donnez-leur plus d’autonomie, de liberté et de confiance.
Ils feront parler leur créativité, inventivité et vous feront même de belles surprises !
En agissant de la sorte vos membres d’équipe se sentiront valoriser, ils sentiront votre confiance en eux et seront par la suite plus performants.
- Soyez souvent à l’écoute
Déléguer fait certainement partie des tâches du manager mais cela ne vaut en aucun sens dire que vous allez vous débarrasser de la mission en la confiant à quelqu’un d’autre.
Restez disponible pour vos collaborateurs, écoutez-les, posez leurs des questions, demandez-leur où est-ce qu’ils sont arrivés et offrez-leur votre aide si c’est nécessaire.
Cette approche bienveillante ne fera que leur donner plus de confiance et d’aisance indispensable à leur réussite.
- Faites des points réguliers
Lorsqu’il s’agit d’une mission longue pouvant s’étaler sur plusieurs semaines voir des mois, pensez à planifier quelques points réguliers pour évaluer l’état d’avancement quant à ces missions.
Faites le bilan avec vos collaborateurs sur ce qui est déjà fait et ce qui reste à faire, cela vous aidera à avoir une vision claire sur l’état de progrès de vos projets et vous permettra par la suite de rectifier des éléments pour remettre sur la bonne voie.
En conclusion, on pourrait dire que déléguer est un acte primordial pour tout manager !
Organiser votre équipe, l’orienter, la coacher et la suivre, sont donc les clés de réussite de votre mission.
Attention cependant aux extrêmes, ne soyez pas dictateur, ni un papa poule, mais bien une source d’inspiration, un exemple, un vrai leader qui sait mener son équipe vers la réussite.
Finissons avec une citation inspirante :
« Le meilleur manager est celui qui sait trouver les talents pour faire les choses et qui sait aussi refréner son envie de s’en mêler pendant qu’ils les font. »Théodore Rosewell
