Comment réussir et préparer l’entretien annuel d’évaluation ?

Vous êtes sur le point de préparer les entretiens annuels d'évaluation pour vos collaborateurs? Ça tombe pile poil, dans cet article nous vous dévoilons une vision 360° de l’entretien annuel.

Quel est son intérêt? Pourquoi est- il mis en place? Qui le mène? Comment le préparer en tant que candidat et manager?

Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation?

L’entretien annuel d’évaluation est un outi de management outil de management, il est généralement conduit et organisé généralement par le manager du collaborateur concerné.

Largement adopté par les entreprises, il a généralement lieu une fois par an, soit en début, soit en fin d'année. La direction est également censée informer à l'avance ses employés de la tenue d'un entretien d’évaluation, afin qu'ils puissent s'y préparer.

L’objectif de ce face-à-face est de faire le bilan des performances, d’un collaborateur, de faire le point sur ses objectifs et s’il y a des problèmes à signaler dans son attitude, son travail… Pour le collaborateur, c’est aussi l'occasion de se remettre en question mais en outre de partager ses remarques sur le management, de réévaluer ses missions et révéler ses envies d'évolution.

Laconiquement, l’entretien annuel d’évaluation est un moment d’échange qui est très important, tant pour le salarié que pour son supérieur.

Quoi qu’il est n’est pas obligatoire d’un point de vue légal (selon le code de travail), une convention collective peut imposer la mise en place de l’entretien annuel d'évaluation.

Dans ce cas de figure, l'employeur devra respecter les dispositions prévues par la convention. Dans le cas contraire ( absence des dispositions conventionnelles), l’employeur pourrait instaurer la tenue d’entretien annuel d'évaluation mais après avoir consulté en amont la Comité Social et Économique (CSE).

Quel est l’intérêt de l’entretien annuel d'évaluation ?

L'entretien annuel d’évaluation, notamment appelé évaluation professionnelle, est un événement tant attendu par les collaborateurs mais également les managers. Étant trop pris par les missions quotidiennes, les employés ont vraiment du mal à s’auto-évaluer.

L’entretien d'évaluation annuelest là justement pour que l’employé puisse faire un point sur ses performances professionnelles de l’année écoulée et fixer les objectifs de l’année à venir : tout comme il reçoit une évaluation de son manager. Il s’agit véritablement d’un moment d’échanges entre les différentes parties prenantes.

C'est un moment tellement privilégié pour le collaborateur. Souvent on n'a pas l'occasion de parler ouvertement à son manager, et il peut être difficile de formuler ses besoins et ses envies au travail. L’entretien annuel d'évaluation est donc un moment de partage dont il faut profiter. Au cours de cette rencontre, le manager aura le temps de pouvoir féliciter le salarié pour son travail et lui transmettre ses axes d'amélioration pour l'avenir.

Par conséquent, les deux parties peuvent savoir si elles sont sur la même longueur d'onde, si elles partagent la même vision des choses.

Pour récapituler l’évaluation professionnelle a pour objectif de :

→ Collaborateurs

• Enumérer ses forces, compétences, lacunes et axes d’amélioration, une autocritique qui contribue à son développement professionnel.
• Communiquer ses souhaits, besoins en matière de formation, ainsi que ses perspectives d’évolution vis-à-vis du poste et au sein de l’entreprise.
• C’est une opportunité pour évaluer le manager ou l'employeur, c’est une pratique courante dans les grandes entreprises comme Pentabell, on appelle cela « l’entretien à 360° ».
• C’est une opportunité pour renégocier son salaire.
• Promotion éventuelle
• Augmentation éventuelle
• Départ, avenir dans la société
• Explications diverses et résolution de conflit

→ Manager

Le manager considère l'entretien d'évaluation des performances comme un point crucial de sa stratégie de ressources humaines. En effet, il est en mesure de :

• Dresser un état des lieux des activités confiées au salarié.
• Faire le bilan de ses compétences par rapport au poste qu’il occupe.
• Fixer les objectifs du salarié pour l’année à venir.
• La mise en place d’un programme de formation et d’accompagnement.
• Évoquer l’avenir de chacun, et mettre en perspective les souhaits d’évolution des salariés par rapport à leurs compétences et à leur potentiel.
• Faire la promotion des meilleurs talents.
• Qu'en est-il de l'avenir de mes salariés dans mon entreprise ?
• Quelles sont leurs aspirations, suis-je bien en train de poursuivre mes objectifs ?

→ Entreprise

• L'entretien d'évaluation permet, pour les entreprises qui en ont les moyens, d'adapter le plan de formation de ses salariés. Les grandes tendances révélées par les différents entretiens vont faire émerger différents besoins, auxquels il faudra répondre afin de gérer au mieux l'activité.
• Il sert à vérifier si l'entreprise atteint bien ses objectifs.
• L'évaluation professionnelle est un véritable outil stratégique global pour l'organisation, qui peut l'utiliser pour progresser et augmenter sa productivité. Il va au-delà d'un entretien individuel qui détermine si un employé a atteint ou non ses objectifs.

Les entretiens annuels d’évaluation apportent à l'entreprise des réponses précieuses :

• Devra-t-elle recruter et sous quel délai?
• Doit elle mieux former, former différemment?
• Ses salariés sont-ils heureux?
• Quelle politique RH mettre en place ?

Quand le réaliser ?

Il n'y a pas de règles spécifiques quant à la date de l'évaluation professionnelle. Il peut avoir lieu à tout moment de l'année. Mais il est souvent réalisé en fin d'année, entre octobre et décembre. Le seul détail à prendre en considération est que les entretiens d'évaluation doivent être espacés de 12 mois.

Où se passe l’entretien annuel de l’évaluation ?

Généralement, l'entretien annuel d'évaluation se déroule dans le bureau du manager ou dans un autre espace réservé à cet effet. Rien n'empêche cependant le manager de choisir un autre lieu pour l'entretien d’évaluation. Mener un entretien dans un lieu neutre peut être intriguant si l'employé n'est pas un bavard (une salle de brainstorming par exemple).

Comment bien se préparer pour l’entretien annuel d'évaluation?

L'entretien annuel d'évaluation est l'occasion de réfléchir à l'année écoulée et d'envisager l'avenir. Pour ce faire, il est essentiel de se préparer adéquatement à la rencontre et de bâtir ses arguments sur des faits afin d'éviter de se laisser gagner par les sentiments. N'oubliez jamais qu'un entretien d'évaluation efficace est un entretien prévisible pour le manager et le candidat.

→ Managers: Règles à respecter pour bien mener un entretien annuel d'évaluation

Voici nos conseils que vous pouvez appliquer pour réussir vos entretiens avec votre équipe.

1) Comprendre les enjeux

Pour faire les choses dans les règles de l’art, vous devez tout d’abord cogiter sur les enjeux de ces entretiens. Les finalités peuvent être nombreux:

• Réduire les dysfonctionnements;
• Renforcer la communication internela ;
• Préparer les équipes à un important projet ;
• évaluer les niveaux de compétences pour développer une nouvelle activité ;
• etc…

2) Préparez une trame à suivre

Même si l'entretien d’évaluation est adapté à chaque candidat, il est crucial d’établir un fil conducteur afin de maintenir la concentration le jour J. Préparez des sujets en rapport avec les difficultés quotidiennes de l'employé, ses objectifs, sa vision pour l'entreprise et ses axes d'amélioration. Pour améliorer la qualité de l'entretien annuel d'évaluation, encouragez le salarié à exprimer ses pensées sans culpabiliser.

Le jour J, emportez ce cadre avec vous, et remplissez-le au fur et à mesure de l'entretien avec les informations que votre collaborateur vous fournira.

Voici des exemples de questions que vous pourrez poser à votre collaborateur lors de son entretien annuel d’évaluation :

• Quelles sont les missions que vous avez réalisées ? Quelle a été votre principale réussite ?
• Quelles sont les missions sur lesquelles vous êtes le plus à l’aise ? et celles sur lesquelles vous êtes le moins à l’aise ?
• Quelles sont les avancements réalisées en rapport avec l’année précédente ?
• Quelles sont les suggestions de changement que vous pourriez faire pour améliorer votre efficacité ?
• Quels sont les éléments perturbants de cette année ? et que pourriez- vous faire afin de les limiter ?
• Quelles sont les difficultés rencontrées ?
• Quelles sont selon vous les priorités de l’année à venir ?
• Avez-vous suivi une formation durant l’année ? A-t-elle répondu à vos attentes ? Pourquoi ? Appliquez-vous les enseignements tirés de cette formation dans votre poste au quotidien ?
• Voudriez-vous réaliser une formation durant l’année à venir ? et pourquoi
• Quel est votre projet professionnel ? A quel horizon ?
• Quelle évolution souhaitez-vous avoir au sein de l’entreprise ? A quel horizon ?

3) Comment bien préparer l’entretien annuel?

Une équipe est un groupe de personnes qui doit être considéré de la meilleure façon possible, et pas seulement comme des éléments qui vous aideront à atteindre vos objectifs. C'est pourquoi ils doivent avoir l'impression que l'entretien annuel d’évaluation est plus qu'une simple procédure administrative obligatoire. Vous devez respecter cette règle, sinon vous risquez de perdre votre crédibilité, car lorsqu'ils ont postulé pour l'entreprise, ils se sont entraînés aux entretiens au préalable.

Prenez le rapport d'entretien de l'année précédente si vous dirigez la même équipe depuis au moins un an. N'hésitez pas à demander le rapport écrit de l'année précédente à votre supérieur hiérarchique ou au service des ressources humaines si vous êtes arrivé plus tard. Il vous aidera à vous souvenir de ce que vous vous êtes dit, à vérifier si les objectifs fixés pour l'année précédente ont été atteints et servira de point de départ pour l'entretien annuel à venir.

4) Valorisez le travail de vos collaborateurs

En fait, il n'y a rien de plus facile que de se mettre à critiquer le travail de ses collaborateurs.

En revanche, s'agit-t-il de la meilleure façon de les motiver à terme?

Tout n’est jamais tout noir ou tout blanc, même dans un cadre professionnel. C'est à vous d'établir le ton de l’entretien annuel d’évaluation. La valeur que vous accordez à votre équipe lorsqu'il y a une bonne raison de le faire est cruciale.

Les employés ont besoin d'être stimulés, de voir les conséquences de leur travail et d'être appréciés pour un travail bien fait. Cela peut se faire sans rémunération par le biais de la reconnaissance du manager, de responsabilités supplémentaires, ou même de nouvelles missions qu'il serait intéressant de mener à bien. Faire passer les besoins de votre équipe en premier vous aidera à vous sentir reconnu au travail.

5) Menez une discussion, pas un monologue

Le manager doit se concentrer sur le présent et le ressenti du collaborateur après avoir effectué le délicat travail de bilan de l'année écoulée. Le but de cet entretien n'est pas que le manager s'adresse au collaborateur pendant que ce dernier écoute passivement ce qu'il a à dire. Le collaborateur doit participer à la conversation !

C'est le moment de savoir ce qu'il pense de l'entreprise, de son équipe, de son travail et des missions qui lui sont confiées. Dans 70% des cas, il est préférable de le laisser s'exprimer pour qu'il puisse lui-même évaluer les choses. Afin d'éviter les conflits, le collaborateur doit évaluer ses points forts et ses points à développer devant son manager. Il doit se sentir suffisamment libre pour exprimer ses aspirations professionnelles.

Dans le cadre de l'entretien individuel, vous devez être prêt à entendre les critiques positives et négatives. Afin d'améliorer votre style de management, vous pouvez également en profiter pour demander un feedback sur vos points à améliorer en matière de gestion.

Pour que l'entretien d’évaluation annuel soit réussi, le cadre posé par le manager est essentiel, privilégiez donc un environnement décontracté et ouvert !

6) Mettez en place les actions post-entretien

Les étapes à suivre pour faire évoluer le collaborateur doivent être formalisées en termes clairs ; il ne suffit pas de discuter des étapes. En tant que manager, vous serez évalué sur votre capacité à gérer ces situations. Si vous ne le faites pas, votre équipe vous percevra comme un manager qui ne se préoccupe pas de l'avancement de son équipe.

Les deux parties doivent recevoir un résumé écrit de cette réunion pour signature, officialisant ainsi une compréhension commune. Les critères de suivi du manager et les objectifs de l'employé seront tous deux décrits dans ce document. Il servira de base pour l’entretien annuel prochain, garantissant un suivi complet pour les deux parties.

→ Candidats: Conseils pour réussir son entretien annuel d'évaluation

Examiner son entretien annuel d'évaluation précédent

Vous devez commencer par préparer votre entretien annuel d'évaluation en amont si vous voulez bien le réussir.

Si vous voulez réussir votre entretien annuel, vous devez le préparer à l'avance. Tout d'abord, passez en revue les nombreux objectifs qui vous ont été assignés l'année dernière.

“S’il ne s’agit pas du premier bilan dans l’entreprise, le précédent entretien annuel détermine souvent une feuille de route pour l’année à venir”, explique Sébastien Sanchez, Managing Director chez Page Personnel. “C’est un bon moyen de faire un bilan lorsqu’on arrive au bout d’un projet. Cela peut être aussi un bilan d’étape qui demande des précisions. Le collaborateur devra expliquer les axes qui avancent dans la bonne direction et ceux qui ont pris du retard. Lors de l’entretien, il aura donc des arguments pour demander plus de ressources ou de temps” nous explique-t-il.

Bien entendu, pour présenter un argument et avoir une conversation sereine avec votre patron, tout cela doit être étayé par des faits vérifiables et des chiffres exacts.

Se projeter dans le futur de l’entreprise

Au cours de la phase de préparation de l’entretien annuel d’évaluation, le collaborateur évalué ne doit pas hésiter à fixer des objectifs pour la période à venir. Même s'ils ne relèvent pas de son domaine de compétence habituel, il est libre de souligner les missions qui retiennent son attention.

“Apporter des suggestions et des recommandations pour l'année à venir lors de la réunion permettra de renforcer l'accord entre le salarié et sa hiérarchie. Bien sûr, c'est souvent la hiérarchie qui fixe l'objectif, mais on attend aussi des collaborateurs qu'ils apportent leur contribution aux projets sur lesquels ils travaillent. Ainsi, ils peuvent préparer des recommandations à présenter lors de l'entretien. Il peut s'agir d'allouer des ressources ou, si nécessaire, de réorienter des directions”

Mentionner clairement ses envies

L’évaluation professionnelle donne également au travailleur l'occasion de discuter de ses objectifs de carrière, tels qu'un déménagement dans une autre région ou l'inscription à un programme de formation pour affiner ses compétences.

Il est conseillé d'arriver à l'entretien d’évaluation annuel avec des arguments solides afin de trouver un terrain d'entente.

Il est conseillé d'arriver à l'entretien d’évaluation annuel avec des arguments solides afin de trouver un terrain d'entente. S'il n'y a pas d'accord sur certains points, c'est encore plus crucial. Le salarié peut discuter de l'évolution de l'entreprise au fil du temps et proposer des suggestions de changements organisationnels pour indiquer son désir de passer à d'autres sujets.

Ne pas tout attendre de l’entretien annuel d’évaluation

Il existe des entreprises où la communication n'est pas toujours constante et fluide. Certaines personnes peuvent trouver que cette réunion est la seule occasion qu'elles ont de toute l'année de parler avec leur manager.

Par conséquent, ils peuvent souhaiter aborder des sujets spécifiques ou exprimer certaines frustrations.

"Bien sûr, l'entretien est un moment d'échange et il faut être capable de parler des bonnes et des mauvaises choses. Mais mieux vaut prévenir votre interlocuteur à l'avance si vous souhaitez évoquer un sujet qui pourrait sortir du cadre de l'entretien. Cela lui permettra de se préparer et de répondre efficacement. Mais ce serait une erreur d'attendre cet entretien pour tout dire. Si vous mettez tout sur cet entretien, il sera difficile de le contrôler. Si le manager n'est pas un grand communicant, c'est au collaborateur de lui demander de faire des points plus ou moins informels, au café, au déjeuner ou en réunion", conclut Sébastien Sanchez.

In fine, soyez toujours sincères, professionnels et aimables, et faites de votre mieux pour donner des arguments solides à l'appui de votre point de vue sans susciter la controverse. N'hésitez pas à demander un deuxième examen des performances si vous avez de sérieux doutes sur l'un des points de votre évaluation annuelle des performances et prenez la préparation de votre entretien annuel d’évaluation tout aussi sérieusement que la première !