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Les projets stratégiques au sein de l'entreprise ne peuvent être résolus qu'en envoyant des emails ou des mémos. Ça nécessite l’organisation d’une série de réunions de travail pour débattre des difficultés rencontrées, présenter des réponses et convenir de ce qui doit être fait.
Mais dans quelle mesure votre réunion de travail peut-elle être plus efficace ? Devrait-elle être plus longue ou peut-être plus courte? Faut-il préparer une présentation Powerpoint ? avec peu ou beaucoup de diapositives ?
Ces réunions de travail donnent la possibilité aux équipes de réfléchir ensemble à des solutions et sujets internes et externes à l’entreprise, d’exposer la stratégie de l’entreprise et de dresser le bilan. Cependant l’ organisation d’une réunion de travail professionnelle peut s’avérer une tâche un peu compliquée et tourner au vinaigre tant il y a d’aspects à prévoir et à prendre en compte.
Pour beaucoup de collaborateurs, réunions de travail sont considérées comme un moment de détente agréable pour se reposer pendant que les autres parlent. Cela explique peut-être les statistiques ci-dessous (source : meetingking.com) :
- 39 % des gens admettent s’assoupir pendant les réunions de travail,
- 25 à 50 % des réunions professionnelles sont décrites comme une pure perte de temps.
Pour organiser une réunion de travail efficace , nous vous invitons à poursuivre la lecture de notre article. Et vous verrez par vous même que les collaborateurs qui avaient tendance à s'assoupir pendant les réunions professionnelles sont attentives, pleinement éveillées et proactives.
Pourquoi organiser une réunion professionnelle?
Certaines personnes sont contre les réunions. Pour eux c’est une véritable perte du temps, et les discussions menées sont inutiles et les coûts qui y sont associés sont importants et futiles. Toutefois, les avantages des réunions de travail ne sont plus discutables : il s'agit d'un outil de management stratégique et de communication qui permet l'échange d'informations utiles et importantes, ainsi que l'acquisition et le développement de nouvelles idées grâce au brainstorming et à la participation de tous les participants.
Les réunions d'affaires sont également utiles pour trouver une solution appropriée à un problème et pour le bon fonctionnement d'une entreprise. De nombreux projets ne pourraient tout simplement pas être réalisés sans un minimum de collaboration et d'échanges.
Comment organiser une réunion de travail?
Quelles que soient les circonstances dans lesquelles vous planifiez votre réunion, l'objectif du rassemblement et les personnes invitées, une préparation minutieuse est incontournable à sa réussite. Par ailleurs, vous garantissez une efficacité sans pareil.
Fixer des objectifs, choisir les participants, préparer les documents utiles... Pour accroître la productivité de tous les collaborateurs, il est essentiel de s'assurer que tout est prêt le moment venu.
Planifiez des réunions de travail seulement si c’est indispensable !
Ne planifiez pas une réunion de travail simplement parce que vous avez mis en place une politique de réunion une fois par mois. Annulez votre réunion si vous n'avez rien d'important à dire ou à demander.
Tout le monde ne sait pas comment organiser une réunion de travail efficace. D'un autre côté, tout le monde pense que les réunions prennent beaucoup trop de temps dans une journée de travail ! Pourtant, il arrive qu'un problème doive être résolu et que plusieurs personnes doivent être consultées afin de prendre la meilleure option. La première question à se poser est la suivante : "Une réunion est-elle vraiment nécessaire, ou existe-t-il une autre solution ?"
Pour répondre à cette question, il est essentiel d'identifier clairement le ou les objectifs de la réunion en répondant aux quatre questions faciles suivantes :
- -Pourquoi organiser une réunion professionnelle
- Quel résultat voulez-vous obtenir ?
- Quelle information voulez-vous partager ou quelle décision doit être prise ?
- Qui doit participer et quel sera le rôle de chacun ?
-Définissez l’ordre du jour de votre réunion de travail
L'objectif de l’ordre du jour doit être explicite et mesurable. Pour laisser aux participants le temps de se préparer, l'ordre du jour doit être distribué longtemps à l'avance.
L'ordre du jour de la réunion doit être centré sur l'objectif le plus crucial. Ne l'encombrez pas avec de multiples objectifs.
Par exemple, vous ne devez pas combiner "évaluation des performances opérationnelles" et "prise de décision stratégique", car il s'agit d'objectifs totalement distincts qui exigent des techniques distinctes.
Une réunion d'affaires consiste généralement à prendre une décision ou à choisir la meilleure option parmi les possibilités offertes ; s'il n'y a pas d'alternatives valables à présenter ou à examiner, la réunion est une perte de temps.
Choisissez et Invitez les personnes concernées par l’ordre du jour
Lorsque vous êtes sur le point de planifier une réunion professionnelle, tenez à n’inviter que les collaborateurs qui sont concernés par les sujets à l'ordre du jour. Il est important que les personnes invitées à la réunion y trouvent un intérêt réel. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de vous retrouver avec des « spectateurs ».
Si le sujet débattu ne les intéresse pas et qu'elles n'ont pas les connaissances nécessaires pour traiter les sujets à l'ordre du jour, l'une des deux choses suivantes se produira :
-Ils vont s'assoupir ou s'endormir.
-Ils parleront de sujets dont ils n'ont aucune idée.
Dans tous les cas, la conférence sera un échec.
Respectez l’ordre du jour
La discussion de questions qui ne figurent pas à l'ordre du jour est un moyen sûr de faire divaguer la réunion. Respectez donc le plan.
Lorsque vous êtes amené à gérer une réunion, tenez à afficher l'ordre du jour sur un grand écran afin d’aider les participants à rester concentrés. Si quelqu'un commence à s'éloigner du sujet, ramenez-le gentiment dans le droit chemin.
S’il vous reste encore du temps, les problèmes hors sujet peuvent être abordés durant cette marge de temps vers la fin de la réunion. Toutefois, il est conseillé de contester catégoriquement d'aborder des questions qui ne figurent pas à l'ordre du jour.
Respectez le planning de la réunion
Lors d’une réunion, l’établissement des règles strictes est primordial, les appels, les mails , la navigation sur Internet, les textos et autres distractions doivent être interdites. l’établissement des règles strictes est primordial, les appels, les mails , la navigation sur Internet, les textos et autres distractions doivent être interdites.
Si vous jugez cela nécessaire, mettez en place des panneaux tels que "Veuillez éteindre vos téléphones portables". L'un des critères les plus importants pour la réussite d'une réunion d'affaires est d'exiger l'attention de tous les participants.
Créez un engagement et une participation active
Une réunion de travail bien organisée n’est que la moitié du chemin. Vous êtes amené aussi à découvrir des stratégies pour engager et motiver vos collaborateurs à participer activement à la réunion.
Cette participation active est essentielle puisqu'elle aide vos participants à se concentrer et à retenir les informations nécessaires.
Une fois la réunion de travail terminée, ils auront le sentiment d'avoir accompli quelque chose, ce qui les incitera probablement à assister à la prochaine.
Appliquez les décisions prises lors de votre réunion de travail
L’échec d’une réunion résulte du désaccord sur ce qui a été convenu. Votre réunion est inutile si vous ne résolvez pas les problèmes dont vous avez discuté.
Rédigez le PV de la réunion
Désignez un collaborateur pour rédiger le procès-verbal de votre réunion de travail, un outil de documentation de projet indispensable au pilotage et au suivi de ce dernier et qui peut être consulté à tout moment après la réunion. Vous pouvez opter pour un appareil d’enregistrement pour garantir l’exactitude du compte rendu.
Se former
La clé de la réussite c’est la préparation,la meilleure solution est de former. Le but de la formation est de vous aider à préparer des réunions stimulantes..
–Identifiez l'objectif de la réunion of the business meeting in order to choose the best format among the different types that exist.
–Améliorez votre posture managériale pour être impactant lors de votre prise de parole. -Assimilez les outils créés pour améliorer la préparation et l'efficacité des réunions.
- Assimiler les outils créés pour améliorer la préparation et l'efficacité des réunions professionnelles.
Afin de planifier une réunion productive, il est important que vous vous organisiez et que vous déterminerez si vous avez vraiment besoin de cette réunion, qui doit y assister et de combien de temps vous avez besoin pour la réussir. Référez-vous à nos étapes lorsque vous planifiez une réunion afin de vous préparer, stimuler la productivité et impliquer pleinement votre équipe.
Toute votre préparation et votre organisation porteront leurs fruits, mais n'oubliez pas de rester flexible tout au long de la réunion. Des sous-sujets peuvent apparaître au cours de cette réunion; trouvez des méthodes pour les aborder, même si ce n'est que brièvement.
Il est toujours bon de se préparer à l'imprévu. Après tout, personne n'est sans défaut ; ce qui compte, c'est que chaque personne reste engagée pendant la réunion de travail et que le résultat final atteigne tous vos buts et objectifs.
