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Étant trop pris par le quotidien, de par les innombrables missions que vous avez sur le dos et les équipes à gérer, savoir déléguer est une compétence clé à acquérir.
Non seulement, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur les tâches les plus importantes mais aussi c’est l’occasion à votre équipe d'être impliqués à des projets intéressants et de se sentir ainsi plus valorisés puisqu’ils vont se voir confier des responsabilités.
En revanche, déléguer est plus facile à dire qu’à faire, notamment pour les nouveaux managers, savoir quand et comment déléguer s’avère une mission un peu sensible.
Mais bonne nouvelle, vous pourrez développer cette compétence de leadership avec le temps. Dans cet article, vous trouverez nos 10 meilleurs conseils pour déléguer plus efficacement.
Qu’est-ce que la délégation ?
Plusieurs définitions mais le sens est le même, déléguer c’est tout simplement confier ses propres tâches à un autre membre de son équipe. Plusieurs raisons peuvent vous pousser à déléguer, soit parce que la tâche ou l’initiative concernée relève de la compétence, intérêt, priorité d’un autre collaborateur (membre de votre équipe) ou pour répartir les responsabilités.
Un bon manager c’est celui qui sait comment et quand déléguer. Savoir déléguer vous permet de gagner du temps, pour se focaliser sur le travail à plus haute valeur ajoutée ou le plus urgent. Mais elle permet également d’impliquer votre équipe dans des grands projets.
Déléguer efficacement fait monter l’équipe en compétences et permet à ses membres de développer de nouvelles forces.
Autre définition empruntée à Pierre Morin (Le management et le pouvoir – Editions organisation)
« La délégation est une méthode d’organisation qui consiste pour un responsable à confier à un collaborateur (subordonné, expert ou autre) la réalisation d’objectifs élaborés en commun (démarche participative), en lui laissant une autonomie réelle ( moyens, méthodes),et en précisant les limites (cadre défini) ;en l’aidant si besoin et en faisant le point régulièrement dans le cadre de procédures de contrôle claires et définies à l’avance soit en clarifiant le système de contrôle (au sens de conduire, piloter). »
Pourquoi est-il important de déléguer ?
Vous connaissez le proverbe qui dit “Tout seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin On vous a pas menti …
Les principaux moteurs de cette démarche sont, d'une part, de maximiser la productivité de chacun et, d'autre part, de montrer à votre équipe que vous avez une confiance totale dans sa capacité à accomplir des tâches cruciales d’autre part. Le groupe est plus efficace que l’individu; avec une délégation judicieuse, vous pouvez accomplir plus de missions que seul.
Savoir déléguer efficacement permet également de lutter contre le surmenage et l'épuisement professionnel, ce qu'on appelle le “burnout”. En tant que manager, vous n'avez pas à faire tout le travail, bien au contraire. Vous devez attribuer les tâches appropriées aux personnes compétentes, car vous êtes responsable du projet dans son ensemble. Afin d'attribuer les tâches à vos différents collaborateurs en fonction de leurs compétences, vous devez d'abord déterminer les résultats attendus pour une initiative donnée et ce si vous désirez améliorer vos compétences en matière de délégation.
Vous devez être capable de déléguer des tâches à d'autres membres de l'équipe au moment opportun si vous voulez être un leader efficace. Il s'agit d'une compétence de management cruciale qui offre à vos collaborateurs des possibilités de développement essentielles. Vous pouvez développer de nouvelles compétences d'équipe et vous rapprocher de vos objectifs d’évolution de carrière en fonction de la nature des tâches que vous attribuez.
Pourquoi certaines personnes ne délèguent-elles pas leurs tâches ?
Si vous êtes un manager débutant. Ce n’est pas toujours évident de savoir quand déléguer. Voici plusieurs raisons chez certaines personnes :
- La peur de passer plus de temps à essayer d'expliquer comment faire quelque chose qu'à le faire réellement.
- Manque de compréhension de l'importance du travail
- Vouloir participer activement à un projet passionnant
- culpabilité à l'idée de déléguer des tâches supplémentaires aux autres
- Ne pas avoir confiance dans les autres pour accomplir la tâche
- le besoin de se sentir valorisé par son équipe
Quand faut-il déléguer le travail ?
Il n'y a pas une circonstance typique dans laquelle vous trouverez toujours utile de déléguer ! En posant les bonnes questions, vous pourrez déterminer si le fait de confier une tâche particulière à un collègue sera avantageux en général.
Avant de confier une tâche à quelqu'un d'autre, posez-vous les questions suivantes :
- Les priorités d'un autre membre de l'équipe correspondent-elles mieux à cette tâche ?
- Quelqu'un d'autre possède-t-il les connaissances de base et les données nécessaires pour accomplir cette tâche ?
- Un collègue aura-t-il la possibilité de développer ses compétences grâce à cette tâche ?
- Cette tâche sera-t-elle répétée ultérieurement ?
- Est-ce que je dispose de suffisamment de temps pour mener à bien cette tâche, notamment pour former l’autre personne, répondre à ses demandes et examiner son travail ?
- Dois-je me charger personnellement de ce travail (qui a une forte valeur ajoutée et qui est important pour l'entreprise, etc.)
- Le succès du projet serait-il compromis en cas d'échec ?
- Si nécessaire, y a-t-il assez de temps pour refaire le travail ?
Vous pouvez déléguer des tâches sans répondre positivement à chacune de ces questions. Cependant, le fait de vous les poser en amont vous aidera à déterminer les tâches qu'il est préférable de confier aux membres de votre équipe.
Comment déléguer efficacement?
Pour devenir un bon manager, la compétence de délégation vous sera d’une grande utilité, cela vous aidera d’une part à minimiser votre charge de travail et de permettre à vos collaborateurs de participer à des projets intéressants.
Pour mieux appréhender le processus de délégation, suivez les 10 conseils ci-après :
1. Identifiez le travail à déléguer
Certaines tâches ne peuvent être déléguées. Les tâches stratégiques ou essentielles à l'entreprise exigent toute votre attention. Considérez l'importance de la tâche et ses conséquences potentielles avant de la déléguer à un collègue.
Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas confier des tâches importantes à d'autres personnes. Cela peut être une bonne solution si un autre membre de l'équipe possède les qualifications, les connaissances pratiques ou les compétences nécessaires pour mener à bien la tâche. Toutefois, gardez à l'esprit que c'est vous qui décidez en dernier ressort du résultat.
Plusieurs exemples de tâches à déléguer:
- Les futures tâches récurrentes : Afin de produire un travail de qualité, il est souvent bénéfique de confier les tâches récurrentes à des collègues qui ont plus de temps et d'énergie à y consacrer.
- Les activités pour lesquelles un membre de l’équipe a manifesté son intérêt : Vérifiez si vous pouvez attribuer des tâches qui aideront un membre de l'équipe à développer des compétences nouvelles ou existantes s'il en a exprimé le désir.
- Des tâches qui soutiennent les objectifs de vos collègues : Afin de déléguer efficacement, vous devez également confier aux membres de votre équipe des tâches qui soutiennent leurs objectifs professionnels.
2. Le lâcher-prise
En tant que nouveau manager ou dirigeant, vous pouvez hésiter à déléguer une tâche cruciale à quelqu'un d'autre parce que vous vous sentez tellement investi et responsable de sa bonne réalisation.
Bien qu'il soit indispensable d'apprendre à déléguer, vous ne devez pas non plus ressentir de gêne à chaque réattribution. Commencez plutôt par confier de petites tâches avant de passer à des projets de plus en plus importants. Votre capacité à déléguer s'améliorera avec le temps si vous faites preuve de patience envers vous-même et votre équipe. N'oubliez pas que même si vos collègues mettent plus de temps que vous à terminer le travail, en le leur confiant, vous leur donnez l'occasion d'améliorer leurs compétences tout en vous donnant plus de temps pour faire autre chose.
3. Définir vos priorités
Vous déléguez plus facilement en connaissant le degré de priorité et de difficulté des tâches concernées. Quand le degré de priorité est élevé, vous (ou un collègue) devez effectuer la tâche rapidement. Selon le type de travail, vous pouvez alors décider de le faire vous-même ou de le confier à un collaborateur.
La meilleure façon de clarifier les priorités est d’associer les activités aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise. Une fois que votre équipe connaît l’importance de son travail, il lui est plus facile de gérer ses priorités et ainsi d’accomplir les tâches à haute valeur ajoutée. Si ce n’est déjà fait, constituez-vous une source unique de référence, grâce à un outil de gestion de projet. De cette manière, vous aurez tous une visibilité générale sur le travail et les échéances de chacun.
4. Déterminez les forces de chacun de vos collègues
Vérifier que la personne à qui vous déléguez le travail possède les compétences nécessaires est une étape cruciale du processus de délégation. Savoir déléguer efficacement dépend de deux facteurs : les membres de l'équipe à qui vous confiez des tâches doivent posséder l'expertise nécessaire dans le domaine concerné, et la délégation doit leur donner la possibilité de monter en compétences.
Pour ce faire, vous devez identifier clairement les forces et les intérêts de chaque membre de l'équipe. Lors de vos prochains entretiens individuels, demandez-leur quelles sont les compétences qu'ils souhaitent développer et celles qu'ils veulent acquérir.
5. Expliquez le contexte et faites office de guide
Lorsque vous confiez une tâche à un collègue, assurez-vous qu'il a tout ce dont il a besoin, notamment :
- les instructions pour effectuer la tâche
- la date d'échéance du projet assigné
- le contexte, les documents et les spécificités de la tâche
- Les outils nécessaire à la réalisation de la tâche
- la priorité, les objectifs et les attentes de la tâche
- les résultats escomptés
- Les activités connexes
Gardez aussi à l’esprit qu’une tâche qui peut vous sembler facile pourra être une véritable découverte pour la personne à qui vous la confiez. Prenez le temps de la guider et de répondre à toutes ses questions en amont, afin de lui donner les clés pour réussir.
6. Investissez dans la formation
Dans certaines circonstances, vous êtes peut-être le seul membre de votre équipe à posséder les compétences nécessaires. Certains managers pensent que la délégation dans ce genre de situation est impossible. Cependant, il est souvent préférable de former les membres de l'équipe pour qu'ils puissent effectuer ce type de travail à l'avenir, en fonction de vos priorités.
Nous aurions généralement tous tendance à vouloir faire le travail nous-mêmes parce que la formation prend du temps. Cependant, essayez de penser à la formation comme un investissement pour votre équipe, et votre propre charge de travail. Une fois que votre collaborateur sera capable d'effectuer la tâche, le temps consacré à la formation sera automatiquement rentabilisé. Pour améliorer vos capacités de gestion du temps et offrir de nouvelles opportunités aux membres de votre équipe, attribuez les tâches chronophages .
Lorsque vous donnez des instructions à un collègue sur une tâche, il est important de le laisser résoudre ses propres problèmes plutôt que de lui proposer une solution rapide. Lorsqu'un membre de l'équipe est confronté à un défi, demandez-lui comment il compte le relever. Essayez de l'encourager à proposer des solutions et conduisez-le vers la solution la plus appropriée de façon à l’aider à améliorer ses compétences en prise de décision.
7. Donnez la priorité àla communication et au feedback
Déléguer des tâches est l'occasion de pratiquer une communication bidirectionnelle. Assurez-vous que la personne à qui vous avez confié une ou plusieurs tâches dispose d'un moyen de vous contacter pour poser des questions, et organisez des suivis réguliers, comme des réunions de travail individuelles., afin de discuter de problèmes spécifiques.
Afin d'améliorer son futur travail, donnez-lui un retour sur celui-ci. Demandez-lui également son avis. Possédait-elle les connaissances suffisantes pour réussir ? Aurait-on pu faire autre chose pour simplifier la tâche ? Rappelez-vous une fois de plus que le développement de vos compétences en matière de délégation prend du temps, et obtenir un retour d'information de la part des autres est un moyen d'y parvenir.
8. Focalisez-vous sur les résultats
Le but de déléguer des tâches n'est pas de faire exécuter le travail à l’identique par un tiers. Tant que votre collaborateur obtient les résultats souhaités, il est libre d'utiliser des techniques alternatives.
Lorsque vous donnez des conseils aux membres de votre équipe, évitez de passer trop de temps à les instruire sur la manière de réaliser le processus. Concentrez-vous plutôt sur le résultat final et laissez-leur la liberté de choisir la méthode qui leur permettra d'accomplir au mieux la tâche. Cela leur donne l'occasion d'améliorer leurs compétences tout en démontrant leur confiance dans leur capacité à accomplir la tâche.
9. Ayez un minimum de confiance tout en vérifiant
Une fois les tâches assignées, efforcez-vous de vous mettre en retrait et de laisser vos collègues se mettre au travail. Vérifiez régulièrement qu'ils n'ont pas besoin d'aide supplémentaire tout en leur laissant suffisamment de liberté pour démontrer votre entière confiance en votre équipe.
N’oubliez pas que la réussite du travail vous incombe. Si vous déléguez pour la première fois, veillez à mettre en œuvre un cycle de révision afin de vérifier le travail accompli et d'apporter les modifications nécessaires.
10. Faites un feedback positif une fois le travail terminé
Déléguées efficacement, ces tâches seront autant d’opportunités pour les membres de votre équipe de développer de nouvelles compétences ou de participer à des projets importants. Une fois le travail terminé, veillez à ce que le membre de l’équipe concerné en soit félicité.
Des membres d’équipes interfonctionnelles pourraient vous attribuer tout le mérite, surtout si vous avez déjà réalisé un travail semblable précédemment. Faites donc bien attention à ce qu’on ne vous attribue pas le travail d’un autre, et prenez le temps de préciser à quel point vous êtes satisfait du travail de votre collaborateur.
Non seulement vous pouvez développer vos compétences en gestion de projet en déléguant des tâches, mais vous pouvez également aider les membres de votre équipe à progresser dans leur carrière. Assurez-vous que vos collègues disposent de toutes les connaissances nécessaires pour mener à bien les tâches qui leur sont confiées afin de les guider vers la réussite.
