Checklist Onboarding: Comment réussir l'intégration d’un nouveau collaborateur ?

Onboarding Checklist How to successfully integrate a new hire

Vous êtes tombé sur le bon collaborateur grâce à une stratégie de recrutement bien ficelée. Mieux encore, ce dernier a accepté l’offre. Mais il ne faut pas trop s'exciter, et crier victoire prématurément: le processus de recrutement n’a pas pris fin à la signature du contrat.

Certes l'arrivée d’un nouveau collaborateur marque la fin de la campagne de recrutement pour les équipes RH, mais pour le nouvel employé l’arrivée dans l’entreprise est un nouveau départ. Entre passage de flambeau manqué et confusion des genres, l’onboarding passe trop souvent par-dessus bord.

D’après une étude de la Harvard Business Review, 22 % des entreprises n’ont même pas formalisé leur processus. Les recruteurs accordent peu d’importance à l’onboarding une fois le contrat signé.

Ce n’est certainement pas la bonne décision, parce que cette indifférence vis-à-vis du processus d’onboarding, leur coûte ultérieurement en matière de charge de travail, ils devraient reprendre à 0 le processus de recrutement quelques semaines après leur conclusion, ainsi qu’une marque employeur ruinée. Sans évoquer la répercussion de l’onboarding RH sur la performance métier.

D’après Glassdoor:

  • La rétention des nouveaux collaborateurs est améliorée à 82% grâce à un processus d’intégration réussi.
  • La productivité globale des équipes se hisse à 70%

Il y a ainsi de quoi justifier l’implication des équipes dans ce processus. Si vous voulez en savoir plus sur le processus d’onboarding, on vous invite à jeter un coup d'œil à notre article sur le sujet Qu'est-ce que l'onboarding et pourquoi est-il important .

Si c’est déjà fait, poursuivez la lecture et inspirez vous de nos conseils pour réussir votre processus d’intégration.

- La checklist de l’Onboarding ou Comment réussir l'intégration des nouvelles recrues ?

1. La préparation est la clé de réussite

Rien ne s'improvise, tout se prépare notamment quand il s’agit de l’intégration d’un nouveau salarié.

Selon un sondagede Brilliant Ink, 92 % des personnes interrogées se sont senties les bienvenues. Cependant, 43 % d'entre elles ont déclaré que le premier jour était déroutant et désorganisé.

La préparation est essentielle pour la réussite de cette étape car rien ne doit être laissé au hasard.Et pour cause, le processus d’onboarding démarre bien avant l’arrivée du nouveau collaborateur.

Il est essentiel de passer en revue les responsabilités des membres de l'équipe pendant cette période avec les responsables. D'une manière plus générale, vous devez réfléchir à la manière dont l'intégration sera structurée et à ce qu'elle permettra d'accomplir.

L'utilisation d'un logiciel de recrutement permet de s'assurer que les objectifs fixés pour l'onboarding sont conformes à la stratégie globale de votre entreprise.

D'autre part, l'entreprise doit informer le personnel existant à l'avance de l'arrivée de la nouvelle recrue. On s'assure que tout le monde est au courant de l'arrivée en envoyant une présentation par courrier électronique ou sur l'intranet de l'entreprise qui comprend le nom, la fonction et le rôle.

Enfin, il est essentiel de garder à l'esprit combien il est crucial de prévoir les aspects logistiques et pratiques du lieu de travail. Il s'agit notamment de créer une adresse électronique, de fournir un ordinateur, un téléphone et des fournitures de bureau. En anticipant ces détails, il n'y aura pas de perte de temps lorsque le nouvel employé sera présent.

2. Communiquer régulièrement

Lorsqu'un candidat talentueux accepte une offre d'emploi, l'intérêt que lui porte l'entreprise au début de la candidature s'estompe une fois qu’il a consenti. Cependant, en coupant la communication, vous courriez le risque que la personne se rétracte et choisisse finalement de partir chez un concurrent.

Bien qu'elle puisse sembler inattendue, cette circonstance n'est pas inhabituelle. Selon un sondage réalisé par Cezanne HR, 63% des responsables RH ont vu de nouveaux employés décider de quitter l'entreprise avant même de l’avoir intégrée.

C’est pourquoi, il est important de garder un contact régulier avec le futur collaborateur via différents canaux: Emails, Appels téléphoniques, le réseau social de l’entreprise…etc.

Pour que le nouveau collaborateur se projette avec quiétude dans cette étape souvent vécue avec beaucoup de stress et d’inquiétude. Vous devriez le mettre à la page dès le premier jour en lui envoyant au préalable toutes les informations nécessaires, notamment le planning de la première journée.

Pour conclure, une communication fluide rassure et met en confiance les nouvelles recrues. Ainsi elle permet un démarrage dans les meilleures conditions possibles.

3. Faire une bonne impression

Vous connaissez certainement l’expression qui dit que “la première impression compte” ?

Et oui elle compte plus que le croyez…Le premier jour est un événement très important pour le nouveau collaborateur.

La raison pour laquelle les équipes RH doivent se préparer en amont en réglant promptement les spécificités administratives: La signature du contrat de travail, la vérification des documents légaux. Parce que se sont souvent la source de ils sont souvent une source de préoccupation.

S’il est un élément classique du service ressources humaines, le livret d’entreprise n’en reste pas moins indispensable. Il comprend toutes les informations relatives à l'entreprise. De plus, il sert de moyen de promotion de la marque employeur.

Il est indispensable de faire visiter la nouvelle recrue les locaux et de la présenter à ses futurs collègues. De cette manière, le collaborateur se familiarise avec l'entreprise.

Enfin, il est important laisser régulièrement l’opportunité au salarié de s’exprimer et de poser des questions.

Ne laissez pas le nouveau collaborateur manger tout seul pendant le déjeuner. Il est préférable de prévoir un déjeuner avec le responsable ou d'autres membres de l'équipe. C'est le moment idéal aux échanges informels qui facilitent la cohésion des équipes.

Enfin, il est essentiel de donner régulièrement à l'employé la possibilité de s'exprimer et de poser des questions. De cette manière, il se sentira écouté et valorisé.

4. Attribuer un mentor

Au cours des premières semaines qui suivent son entrée dans l'entreprise, le nouvel employé a beaucoup d'informations à assimiler. Il doit non seulement se familiariser avec son environnement de travail, se souvenir des noms et fonctions de ses nouveaux collègues, mais aussi apprendre les nouveaux protocoles et règles propres à l'organisation. Le meilleur moyen d’aborder cette transition sereinement est le mentorat.

L'employé volontaire faisant office de mentor, également appelé tuteur ou parrain, peut ou non faire partie de la même équipe. Il ou elle aide le nouvel employé à se familiariser avec l’environnement de travail.

La présence d'un mentor améliore considérablement le processus d’onboarding. Elle incite le nouvel arrivant à se renseigner sans craindre de contrarier les membres de l'équipe. De plus, le mentor contribue à développer un sentiment d'appartenance car son rôle est aussi de transmettre les composantes de la culture de l'entreprise. Et finalement, il facilite les interactions entre la nouvelle recrue et les autres employés déjà présents.

5. Définir et former le nouveau collaborateur aux objectifs de travail

Même si l'aspect humain de l'onboarding est crucial, garder en tête que l'intégration doit être également opérationnelle .

Dès les premiers jours de présence du nouveau collaborateur, il est crucial de fixer des objectifs clairs, mesurables et réalistes (SMART) pour assurer une adaptation efficace au poste de travail.

En parvenant à un consensus, les deux parties évitent les malentendus qui pourraient entraîner des déceptions.

Selon une étude de étude de Jobvite , 30 % des travailleurs quittent leur emploi dans les 90 premiers jours de travail. 43% d'entre eux ont déclaré que leur emploi ne répondait pas à leurs attentes.

Il est nécessaire de mettre en place un programme de formation pour garantir la réalisation des objectifs. Les outils, les processus et les éventuels autres aspects sur lesquels la personne doit monter en compétences doivent être abordés.

6. Faire un suivi régulier du processus onboarding

Le processus d'onboarding est un processus laborieux qui prend du temps. Il est donc conseillé de prévoir des réunions de suivi régulières pour s'assurer de l'intégration réussie de la nouvelle recrue et ce jusqu'à la fin de la période d'essai.

Ces réunions sont utiles pour suivre l'avancement des objectifs opérationnels prédéterminés. Elles constituent également une aide précieuse pour déterminer le degré d'intégration au sein du groupe et de l'entreprise. En outre, elles offrent de réelles opportunités pour déceler les éventuels problèmes et mettre en place les actions adéquates pour les résoudre.

En effet, ces échanges et discussions ouvrent la porte à une collaboration saine. En résolvant rapidement les problèmes rencontrés et en prévoyant les éventuelles difficultés, ainsi le départ prématuré est minimisé. L'engagement et la satisfaction de l'employé s'en trouvent également renforcés.

l'arrivée de la nouvelle recrue est l’étape clé du processus de recrutement à ne pas ignorer. Son efficacité affecte directement l'engagement et la productivité du nouvel employé d'où l'importance de la préparer.

Ainsi, elle réduit considérablement le risque des départs prématurés des nouvelles recrues, si difficile à recruter.

La checklist de l’onboarding

Étape 1 : La préparation du plan d’action

  • Examinez ce qui est déjà en place en matière d’accueil et d’intégration des nouveaux employés dans l'entreprise.
  • Incitez le(s) responsable(s) d'équipe et la division RH pour établir les objectifs d'onboarding.
  • Décrivez la position et le rôle de chaque partie prenante dans le processus d'intégration.
  • Créez une stratégie d'intégration appropriée, sous forme de check list par exemple.
  • Mettre en place un programme de formation pour aider le nouvel employé à monter en compétences.
  • Établissez un programme de mentorat et précisez ses objectifs.
  • Proposez à un bénévole ayant des qualités de pédagogie et d'écoute le poste de mentor.
  • Utilisez un logiciel d'embauche, excellent pour stocker les données et assurer un suivi efficace.

Étape 2 : La préparation des aspects logistiques et pratiques

  • Rédiger le contrat de travail et préparer les papiers administratifs pour la nouvelle recrue (documents d'assurance maladie, etc.).
  • Installer le poste de travail avec au moins des fournitures de bureau, un ordinateur et un téléphone.
  • Préparer et créer les identifiants d'accès aux logiciels et matériels informatiques.
  • Configurer l’adresse électronique.
  • Donnez au nouvel employé tous les extras nécessaires à son travail, comme un badge, des cartes de visite, une voiture de fonction , etc.

Étape 3 : La communication avec le futur collaborateur

  • Appelez ou envoyez fréquemment des courriels au nouvel employé pour faire le point.
  • Envoyez le programme du premier jour et tout autre détail pertinent, comme le code vestimentaire, par exemple.
  • Dressez la liste des documents à apporter pour la partie administrative (pièces d'identité, coordonnées bancaires, justificatif de domicile, etc.).
  • Faites participer le futur employé en découvrant les aspects qu'il trouve les plus attrayants. Par exemple, préfère-t-il déjeuner avec l'ensemble de l'équipe ou seul avec le responsable le premier jour de travail ? Est-il/elle disponible et désireux(se) à un afterwork ?
  • Procéder à une demande de contact sur les réseaux sociaux professionnels.

Étape 4 : L’annonce de l’arrivée du futur collaborateur aux équipes en interne

  • Réunissez l'équipe concernée par l'embauche pour annoncer l'arrivée du nouvel employé, donner un bref aperçu de son parcours et présenter les objectifs du poste qu'il occupera à l'avenir.
  • informez les autres équipes de l'arrivée de la nouvelle recrue, par courriel, newsletter, ou intranet de l'entreprise.

Étape 5 : L’accueil du nouvel employé

  • Remettez aux nouvelles recrues un kit de bienvenue contenant les documents nécessaires, tels que le livret d'accueil, la charte éthique, une FAQ, etc. Il peut être intéressant d'inclure quelques goodies à l'effigie de l'entreprise pour rendre le kit de bienvenue plus attrayant et ludique : Stylo, bloc-notes, clé USB, etc.
  • Finalisez les tâches administratives en collaboration avec le service ressources humaines : signature du contrat de travail, vérification des documents d’identité, présentation du règlement interne à l’entreprise, documents de mutuelle etc.
  • Indiquer où se trouve l’espace de travail.

Étape 6 : L’accompagnement du nouveau collaborateur dans la découverte de l’entreprise

  • Faites une visite de l'entreprise pour faire découvrir l'espace, en veillant à mentionner les consignes de sécurité.
  • Présenter le nouveau collaborateur en personne aux différentes équipes.
  • Prévoyez un déjeuner de travail avec le chef d'équipe ou le manager.
  • Pour soutenir la marque employeur, présentez et décrivez les valeurs et la culture de l'entreprise.
  • Guider la prise de poste, avec l’explication du fonctionnement des outils informatiques par exemple.
  • Augmentez la fréquence des rencontres sociales, notamment par des exercices de team building, pour favoriser l'harmonie entre la nouvelle recrue et les autres collaborateurs.
  • Faites participer le nouvel embauché aux réunions internes afin qu'il puisse apprendre le fonctionnement de l'entreprise, déchiffrer ses codes, comprendre qui sont ses clients, etc.
  • Privilégier des temps de pause car les premières journées sont souvent éprouvantes.

Étape 7 : La définition des objectifs et le démarrage de la période de formation

  • Examinez le poste et l'éventail des responsabilités qui le composent.
  • Établissez une feuille de route décrivant les missions initiales, les objectifs de performance et les dates d'achèvement.
  • Pour la durée de la période d'essai, établissez un programme de formation en fonction des objectifs à atteindre et du développement des compétences requises.

Étape 8 : La présentation du mentor / parrain

  • Décrire les objectifs du système de mentorat et son fonctionnement.
  • Présentez officiellement le mentor.
  • Donner au mentor et au nouvel employé le temps de faire connaissance, peut-être autour d'un déjeuner ou d'un café.
  • Permettre des interactions et des réunions formelles et informelles entre le mentor et le nouvel employé.

Étape 9 : Un suivi régulier

  • Faites régulièrement le point avec le nouvel salarié pour lui donner l'occasion de s'exprimer, de poser des questions et de donner son avis sur la période précédente.
  • Soyez très attentif et notez tous les problèmes que vous rencontrez afin de pouvoir prendre des mesures correctives.
  • Prévoyez du temps à la fin de la période d'essai pour recueillir les commentaires du nouvel employé.

- Les erreurs à éviter

Afin de réussir un onboarding il est important d’éviter certaines erreurs trop souvent faites :

  • L'absence d'un programme clair : Pour un nouvel arrivant, il n'y a rien de pire que de ne pas savoir à quoi s'attendre ou à qui s'adresser.
  • Ne pas donner au nouvel employé un point de contact : Il peut être difficile de s'adapter à un nouveau lieu de travail sans avoir quelqu'un vers qui se tourner en cas de questions ou d'incertitudes.
  • Manque de préparation et/ou de soutien de la part des managers : Il est essentiel que les managers établissent un rapport avec le nouvel employé.
  • Négliger le contenu : Le contenu de l'onboarding reflète la personnalité de l'entreprise. Il est donc essentiel de parler de la culture et des outils de l'entreprise. Les intervenants doivent être prêts. De plus, vous devez modifier votre discours pour refléter l'actualité si vous voulez être perçu comme une entreprise moderne.
  • Une mauvaise gestion impliquerait de ne pas être en retard et de prévoir à l'avance les pauses et les questions. Elle implique également de préparer un plan de secours en cas de difficultés techniques. Tout programme informatique a des faiblesses.
  • Oublier que l'intégration est la première tâche de l'onboarding : les interventions ne doivent pas être des cours magistraux et doivent laisser la place aux interactions sociales et aux expériences agréables.
  • Tenez-vous-en à ce que vous connaissez : pour fournir un contenu attrayant et agréable, vous devez être capable de le mettre à jour de temps en temps pour faire place à un peu de nouveauté. La meilleure option est d'être constamment à l'affût des nouveautés.

- Les avantages de l’onboarding

Un processus d'onboarding fluide permet de gagner du temps, accroître la productivité, stimuler l'engagement et accroître le retour sur investissement. Voici quelques avantages à retenir :

  • Réduire le stress du nouveau collaborateur lors de son arrivée.
  • Raccourcir le temps d'apprentissage.
  • Encourager une communication ouverte et tisser des liens avec le nouveau collaborateur.
  • Promouvoir l’engagement envers les objectifs organisationnels.
  • Bonne entente des collaborateurs.
  • Améliorer la satisfaction et la rétention au travail.
  • Diminution du turn-over et fidélisation des talents partner.
  • Amélioration des résultats de l’entreprise
  • Améliorer votre marque employeur
  • Permet une meilleure mobilité interne

Un processus d'intégration réussi et efficace est avantageux pour l'entreprise, le personnel et le nouvel employé. Si vous voulez garder vos talents et profiter de tous les avantages. Il est crucial de ne sauter certaines étapes clés de l'onboarding.

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