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Tandis que les processus de recrutement deviennent de plus en plus élaborés et complets, l’étape de l’intégration des nouvelles recrues reste souvent négligée ou précipitée.
Toutefois, cette étape primordiale est déterminante dans la réussite du processus de recrutement.
En effet, face à un turnover de plus en plus élevé , les raisons de soigner son système d’onboarding n’y manquent pas.
Voici donc quelques étapes à suivre pour bien accueillir votre nouvel employé , et le mettre dans les meilleures conditions possibles afin de contribuer à son épanouissement personnel et professionnel.
8 techniques pour préparer l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé dans l’entreprise.
1. Annoncer officiellement l’arrivée de la nouvelle recrue
L’arrivée d’un nouveau collègue, peu importe le poste qu’il occupera , est importante , par la suite elle doit être préparée à l’avance.
Ainsi, la meilleure manière de s’y prendre est de prévenir les équipes en interne qu’un nouveau collègue va rejoindre l’entreprise à partir d’une date donnée.
Un petit email informatif suffira à éviter les moments de gêne qui pourraient survenir durant l’accueil de nouvel employé, notamment dans le cas d’un remplacement de poste.
2. Préparer un livret d’accueil
Le premier jour d’intégration reste toujours fatidique pour le nouvel employé.
Vous allez lui communiquer beaucoup d’informations et il aura tendance à poser plusieurs questions… d’où l’intérêt de créer un livret d’accueil contenant l’ensemble des
Procédures pratiques et administratives qu’il faudra suivre.
Cette démarche vous fera gagner un temps précieux, qui pourrait s’écouler dans l’explication du processus d’intégration et des différentes étapes à prendre pour réussir sa prise de poste, et il aidera le nouvel employé à avoir un document de référence.
Le livret d’accueil doit contenir :
- Le régime horaire de l’entreprise
- Les différentes procédures à suivre
- Le règlement interne
- Le dresscode à respecter (s’il y ait )
- L’accès à intranet et les réseaux internes
- L’organigramme avec la hiérarchie de l’entreprise
- Les dates des principaux évènements
Il faut aussi intégrer des éléments de communication (comme des plaquettes , des catalogues ou présentations produits / services) afin que le nouvel employé puisse avoir une idée exacte sur l’activité de l’entreprise et s’imprégner de sa culture.
3. Préparer la prise de poste
Chaque poste a ses spécificités , d’où la nécessité d’anticiper les besoins du nouvel arrivant afin de lui fournir tout ce dont il a besoin pour exercer ces tâches.
Pensez donc à offrir :
De la fourniture : stylo , bloc notes, une calculatrice …- Des équipements : une tenue de travail , un casque , des chaussures de sécurité..
- Des accès: des cartes d’accès , code de sécurité, système de pointage…
- Des outils informatiques : logiciels, identifiants, code d’accès, adresse mail dédiée…
- Des lieux de travail adaptés : un poste bien éclairé , calme et propre.
4. Proposer un système d’intégration
La première journée de travail va marquer votre nouvelle recrue à vie.
L’employeur doit donc prévoir un parcours d’intégration afin de créer des liens avec les équipes déjà présentes sur place.
Le parcours doit inclure une visite guidée des locaux de l’entreprise , avec une première prise de contact avec tous les services de l’entreprise et ses employés.
Durant cette phase plusieurs acteurs peuvent intervenir afin de mieux orienter et informer le nouvel arrivant.
Cela lui facilitera l’appropriation de l’atmosphère générale de l’entreprise, les premiers échanges qu’il/elle aura avec ces futurs collègues lui feront oublier sa gêne et son stress.
Ils pourront même le faire détendre et l’aider à établir ses repères dans son nouvel environnement.
5. Prévoir un système de parrainage
Le parrain sera la personne responsable de l’accueil et de l’accompagnement du nouvel employé afin de faciliter sa prise de poste pendant les premiers mois.
Ce dernier va instaurer une relation de confiance et de conseil en fonction de laquelle le nouveau membre serait apte à confier ses doutes , incompréhensions ou même demander de l’aide.
Le parrain doit être volontaire , disponible et avoir de l’empathie pour assurer le bon fonctionnement de la relation. Cela peut se dérouler dans le cadre d’un remplacement de poste ou via un ancien collègue qui saura mieux expliquer les démarches de l’entreprise.
6. Faciliter les interactions
L’aspect relationnel est crucial dans les premiers jours d’intégration d’un nouveau membre.
C’est au cours de cette période qu’il va se forger un avis positif ou négatif sur l’entreprise dans sa globalité ; et sur l’ambiance entre les collègues.
Afin de favoriser les échanges entre le nouvel employé et ses anciens collègues , vous pourrez prévoir un petit déjeuner collectif lors de son premier jour , ou encore un pot d’arrivée ou plus simplement une pause café afin de faciliter les échanges humains hors cadre professionnel.
7. Favoriser la communication interne
Pensez à utiliser les outils de communication interne disponible dans votre structure afin de faciliter l’onboarding.
Vous pouvez passer par votre blog ou encore vos réseaux sociaux internes.
Pensez à consacrer quelques minutes à votre nouvelle recrue afin de créer une courte biographie avec sa photo pour faciliter ses premières prises de contact et la poster sur vos canaux.
Si vous avez une newsletter dédiée à vos employés , profitez- en pour les tenir au courant de l’arrivée du nouveau membre et de ses prochaines missions.
8. Compter sur le suivi permanent
Le nouveau membre de votre entreprise aura besoin de se sentir bien accueilli , accompagné et formé tout au long de ses premiers mois.
Les managers, le directeur Rh et le parrain doivent donc collaborer ensemble , rester disponibles et faire des points réguliers afin de s’assurer que tout se passe bien.
Cela facilitera l’intégration du salarié et adaptera les processus de l’entreprise à ces besoins.
D’où l’importance de recueillir les retours ou feedbacks du nouvel employé quelques semaines après son arrivée.
Le rapport d’étonnement est donc l’outil adéquat pour recueillir et valoriser l’avis de salarié qui sera apte à donner une évaluation neuve et assez objective sur les points forts et les faiblesses de l’entreprise.
Il est également utile de recueillir le feed-back du nouveau salarié quelques semaines après son arrivée. Le rapport d’étonnement est l’outil idéal pour cela, il permet de valoriser l’avis du salarié qui apporte un regard neuf et objectif sur les forces et faiblesses de l’entreprise.
