Comment gérer son temps et devenir plus efficace

Time management strategy

Il est difficile de travailler de nos jours sans être interrompu d'une manière ou d'une autre: outils, notifications, e-mails, réseaux sociaux... Le désordre est devenu la norme dans notre économie axée sur l'attention.

Il est presque impossible de se concentrer sur l'essentiel ou de déterminer si nous travaillons sur les tâches adéquates au bon moment. Face aux tâches prioritaires et autres messages apparemment urgents, sans parler du flux incessant de notifications, nos objectifs quotidiens sont vite oubliés. 80 % des travailleurs du savoir déclarent travailler avec leur boîte de réception et d'autres applications de communication ouvertes pour faire face à leur charge de travail. En conséquence, les employés sont moins efficaces, manquent des messages et des échéances, et n'agissent pas à temps.

Heureusement, des modèles de gestion du temps sont disponibles pour vous aider à reprendre le contrôle de vos heures de travail et à réfléchir de manière plus critique à votre routine quotidienne. Vous en avez marre de laisser votre liste de choses à faire dicter votre journée entière ? Mettez en œuvre des stratégies de gestion du travail pour vous aider à hiérarchiser vos activités quotidiennes et à vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

Il n’y a pas qu’une seule bonne méthode pour organiser et gérer son temps. Néanmoins, dans cet article nous vous avons sélectionné nos meilleures astuces pour que vous puissiez reprendre le contrôle sur vos tâches et emplois du temps.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

C’est une technique qui consiste à gérer le temps de son travail pour allouer le temps aux tâches prioritaires. En gérant votre temps de travail efficacement, vous augmentez non seulement votre productivité, mais aussi la hiérarchisation de l’ensemble de vos activités au cours de la journée. Vous pourrez ainsi passer plus de temps à vous détendre et à prendre soin de vous.

Quels sont les avantages de la gestion du temps ?

Adopter de bonnes stratégies de gestion du temps peut vous aider à organiser et hiérarchiser vos tâches, pour :

Se libérer du temps pour soi :

En décidant à quelle tâche vous accordez du temps à telle ou telle activité, vous serez probablement en mesure d'éliminer les tâches inutiles, de reprogrammer celles qui n'ont pas besoin d'être réalisées aujourd'hui et de travailler plus efficacement. Vous n'aurez pas plus de temps au sens propre, mais vous serez en mesure d'accomplir davantage dans le même laps de temps.

Établir des limites entre vie professionnelle et vie privée :

Une meilleure gestion du temps ne signifie pas qu'il faille chasser chaque once de productivité que nous pouvons rassembler au travail. Ces stratégies visent à nous aider à accomplir nos tâches prioritaires et à identifier celles qui peuvent être remises au lendemain. Faire la différence entre le travail qui doit être fait immédiatement et celui qui peut attendre plus tard vous aidera à distinguer le temps de travail du temps de repos.

Subir moins de stress :

Tout objectif sans plan n'est qu'un souhait, pareil pour le temps, sans une stratégie de gestion du temps efficace, nous aurons l’impression de courir tout le temps sans pour autant atteindre nos objectifs. En conséquence, nous tombons dans le cercle vicieux du stress, voire du burnout. D’autres part, selon une étude de l’anatomie du travail, 71% des employés ont avoué s'être sentis surmenés au moins une fois en 2020.

Améliorer sa productivité :

Plusieurs sont les stratégies de gestion du temps qui peuvent nous aider à combattre la procrastination et donc à maximiser votre productivité. Mais ce n'est pas tout : en identifiant vos principales priorités pour la journée, vous saurez aussi exactement sur quoi travailler chaque jour.

Perdre vos mauvaises habitudes :

Tout le monde se bat contre la procrastination. Cependant, nous développons de plus en plus de mauvaises habitudes (oui, nous le faisons !) qui interfèrent avec nos activités de grande valeur au fil du temps. La mise en œuvre de stratégies de gestion du temps vous aidera à identifier et à corriger ces mauvaises habitudes.

6 stratégies de gestion du temps pour une meilleure productivité

L'intégration d'une stratégie éprouvée dans notre routine quotidienne est l'un des moyens les plus efficaces d'améliorer nos compétences en matière de gestion du temps. Ces stratégies nous aident à fixer des limites de temps, à nous concentrer sur une tâche à la fois et à reprendre le contrôle de notre planification quotidienne.

1. Le « Timeboxing » ou gestion par blocs de temps

Le “Timeboxing” est une stratégie axée sur les objectifs, qui consiste à gérer le temps par blocs, il s’agit d'exécuter ses tâches dans le cadre de blocs de temps précis. En effet, cette méthode est efficace quand vous souhaitez gérer la liste de vos tâches.

La gestion par blocs de temps, vous permet de scinder les tâches importantes (volumineuses) en des petites sous-parties, ainsi le délai de traitement de ces derniers est optimal. Chaque mission aura son propre bloc de temps qui ne dépassera les trois heures.

Prenant à titre d’exemple le cas d’un copywriter en train de travailler sur un article de blog, il va bloquer environ deux heures de son temps pour préparer son plan. Après avoir s’accorder une petite pause de 10 minutes, il pourra repartir sur un bloc de temps de 3 heures pour effectuer la première ébauche de l’article. La division du travail en des sous-tâches vous permettra d’avancer progressivement au fil des jours ou semaines.

2. Le « Time blocking » ou blocage du temps

Le Time Blocking ressemble beaucoup au Timeboxing, la différence réside dans la période, au lieu de prévoir une certaine durée pour chaque tâche, vous allez bloquer des périodes de votre calendrier pour les consacrer à des tâches connexes.

Grâce à ce type de planning, vous pouvez avoir une vie équilibrée, vous allez allouer efficacement le temps entre le travail et les loisirs, et vous assurez que vous trouvez le temps de prendre des pauses régulières et des séances d’exercice afin de préserver votre santé physique et mentale. Vous pourrez ainsi consacrer du temps à des activités qui vous font plaisir et vous permettent de rester créatif.l’idéal pour travailler dans les meilleures conditions et traiter le travail de fond.

Vous devrez également être organisé pour planifier vos heures de travail en fonction des priorités établies et des délais à respecter. Pour cela, il convient de déterminer d’abord les tâches à effectuer et le temps nécessaire à leur réalisation. Vous pourrez ensuite planifier votre semaine en fonction de ces critères. Une fois votre planning établi, il est nécessaire de respecter les plages horaires que vous vous êtes fixées pour chaque projet. Vous pourrez ainsi vous assurer de ne pas vous laisser distraire par des tâches qui n’ont pas été programmées.

Par exemple, vous pouvez décider de réserver chaque lundi de 9h à 12h pour travailler sur votre projet principal, chaque mardi de 13h à 15h pour les tâches administratives, chaque jeudi de 10h à 11h pour l’échange avec vos collègues, etc. De cette manière, vous serez plus efficace et vous aurez moins de risque de passer à côté de quelque chose.

3. La technique Pomodoro

La Pomodoro consiste à diviser le temps de travail en sessions de 25 minutes, pendant lesquelles vous devez vous concentrer et travailler sans interruption sur une tâche. Une fois cette session terminée, vous devez prendre une pause de 5 minutes pour vous reposer et vous détendre. Après 4 sessions de travail, vous devez prendre une pause plus longue de 15-30 minutes pour vous reposer et vous ressourcer. Répétez cette routine jusqu’à ce que vous ayez terminé votre liste de tâches.

La méthode Pomodoro est très efficace pour vous aider à vous concentrer et à rester motivé pendant que vous travaillez. Elle vous permet de mieux gérer votre temps en vous donnant des objectifs à court terme et en vous offrant des pauses régulières pour récupérer. Enfin, ce processus réduit également le stress et la fatigue liés à la concentration prolongée sur une seule tâche.

4. La méthode « Eat the Frog » ou « Avalez le crapaud »

La méthode "eat the frog" est une technique de gestion du temps qui consiste à commencer sa journée en accomplissant la tâche la plus difficile ou la plus désagréable avant de s'occuper des autres tâches moins importantes. L'idée est que cela vous donne une sensation de satisfaction et de progrès, et vous aide à vous concentrer sur les autres tâches de la journée. Cette technique a été popularisée par Brian Tracy dans son livre intitulé "Eat That Frog!" inspirée de la citation de Mark Twain, « Qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire le matin à la première heure ».

Cette méthode regorge de plusieurs avantages, elle permet de surmonter la procrastination en s'attaquant directement à la tâche la plus difficile et vous donne un sentiment de satisfaction et de progrès dès le début de la journée.

Pour implémenter cette stratégie, utilisez un outil de planification pour prévoir à l’avance les tâches à réaliser, et ainsi éviter les pertes de temps et les retards. Enfin, apprenez à gérer les distractions, le temps de pause et le temps de travail pour obtenir des résultats optimaux.

5. Le principe de Pareto

La loi de Pareto, également connue sous le nom de principe de Pareto, est un concept utilisé en gestion du temps pour décrire comment les activités d'une personne sont réparties entre celles qui sont productives (20 %) et celles qui ne le sont pas (80 %). Selon cette loi, un petit pourcentage d'activités (20 %) est responsable de la majorité des résultats (80 %). Il est donc important d' identifier ces activités productives et de les prioriser pour maximiser l'utilisation de son temps.

Pour utiliser la loi de Pareto dans la gestion de son temps, il est recommandé de suivre les étapes suivantes:

Analyser ses activités : Passer en revue ses activités quotidiennes pour identifier celles qui contribuent le plus à ses résultats.

Prioriser les activités productives : Consacrer plus de temps aux activités qui ont le plus d'impact sur ses résultats, et moins de temps aux activités qui ont moins d'impact.

Automatiser ou déléguer les activités non productives : Trouver des moyens d'automatiser ou de déléguer les activités qui ne sont pas productives afin de libérer du temps pour les activités productives.

Utiliser des outils de gestion du temps : Utiliser des outils tels que des listes de tâches, des calendriers et des rappels pour planifier et suivre ses activités.

Revisiter régulièrement : Réévaluer régulièrement ses activités pour s'assurer qu'elles restent productives et pour identifier de nouvelles opportunités d'amélioration.

6. La méthode « Getting Things Done »

La méthode "Getting Things Done" (GTD) est une méthode de gestion du temps et de la productivité développée par David Allen. Elle se concentre sur la capture, la clarification, l'organisation, la réflexion et l'engagement pour gérer toutes les tâches, projets et engagements de manière efficace. L'objectif de GTD est de vous permettre de vous concentrer sur l'action à prendre plutôt que de vous inquiéter de ce que vous devez faire. Il repose sur cinq étapes clés : capturer tout ce qui attire votre attention, clarifier ce que cela signifie et ce que vous devez en faire, organiser les informations, réfléchir à ce que vous devez faire et enfin, engager l'action.

Pour appliquer la méthode Getting Things Done (GTD), il est important de consigner toutes les tâches à venir dans un même lieu. En répertoriant par écrit tout ce que vous devez faire, vous pouvez ensuite classer et hiérarchiser les tâches. Par exemple, certaines pourraient ne plus être nécessaires et être supprimées, d'autres pourraient être repoussées à plus tard et intégrées aux projets ou dossiers appropriés, et d'autres encore pourraient dépendre d'autres activités. Il est important de choisir un outil qui vous permette de gérer ces détails. Le reste dépendra de vous pour mettre en pratique efficacement cette méthode.

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